Urlaubsplanung im Handwerk: Was darf der Betrieb?

Wie sieht eine professionelle Urlaubsplanung im Handwerksbetrieb aus? Ist es möglich, Betriebsferien einfach anzuordnen? Was ist mit kurzfristigen Leistungsspitzen, wenn Mitarbeiter/innen schon Urlaub genommen haben?

Was betrieblich erlaubt ist, welche Urlaubsregelungen es gibt und welche Spielräume du beim Thema Urlaub hast, erfährst du im folgenden Beitrag.

Grundsätze der Urlaubsplanung für Handwerksbetriebe

Urlaub dient der Erholung

Urlaub ist gesetzlich verankert, sodass Mitarbeiter/innen sich erholen können und gesund bleiben. Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt dabei den Mindestanspruch. Tariflich bzw. in Absprache sind zum Beispiel mehr Urlaubstage möglich.

Weil Urlaub der Erholung dienen soll, müssen Mitarbeiter/innen im Urlaub nicht erreichbar sein. Es gibt zwar Ausnahmen, doch diese folgen strengen Regeln:

• wenn keine andere Person im Betrieb über entscheidendes Fachwissen oder Passwörter verfügt, die für den Ablauf unverzichtbar sind.

• wenn ein unvorhergesehenes Großprojekt eintreffen sollte, bei dem nur eine spezifische Fachkraft helfen kann.

Sollten Mitarbeiter/innen im Urlaub arbeiten, ist ihnen diese Zeit selbstverständlich zu vergüten. Durch eine gute Planung und Vertretungsregeln können Betriebe solche Situationen normalerweise verhindern. Ist das wiederholt nicht der Fall, verstößt ein Betrieb gegen die Urlaubsregeln.

Beispiel: Der Monteur mit dem Passwort

In einer Sanitärfirma kann ein Monteur im Urlaub kurz kontaktiert werden, weil nur er das Passwort für ein bestimmtes Wartungstool kennt. Das sollte aber die Ausnahme sein. Eine wöchentliche Bereitschaft während des Urlaubs wäre unzulässig.

Deine Rolle als Arbeitgeber/in

Bei der Urlaubsplanung im Unternehmen kombinierst du die betrieblichen Erfordernisse mit den Wünschen deiner Belegschaft. Mitarbeiter/innen wollen meistens so planen, dass es zu ihrem Privatleben passt. Gleichzeitig müssen aktuelle Projekte weiterlaufen. Als Chef/in triffst du die endgültige Entscheidung und kannst in Ausnahmefällen betriebliche Gründe anführen, um Urlaub von Mitarbeiter/innen abzulehnen oder einzuschränken.

Beispiel: Gerecht fürs ganze Team

In einem Dachdeckerbetrieb möchten mehrere Mitarbeiter/innen in den Sommerferien Urlaub nehmen. Der Arbeitgeber stimmt zu, sofern die Mindestbesetzung für laufende Projekte gewährleistet ist. Eltern mit schulpflichtigen Kindern werden oft bevorzugt, damit sie während der Ferienphase Urlaub nehmen können.

Betriebsrat und Urlaubsregelungen im Betrieb

Wenn dein Betrieb einen Betriebsrat hat, muss dieser bei Urlaubsregelungen mitbestimmen (§ 87 BetrVG). Das betrifft insbesondere Richtlinien zur Urlaubsverteilung, Urlaubslisten oder betriebsbedingte Freistellungen (Betriebsferien). Eine enge Abstimmung mit dem Betriebsrat fördert die Akzeptanz und Transparenz deiner Urlaubsplanung.

Beispiel: Im Gespräch mit dem Betriebsrat

Ein Elektroinstallationsbetrieb plant zwei Wochen Betriebsferien. Der Betriebsrat muss zustimmen, damit diese verbindlich werden. Er bringt dabei die Interessen der Mitarbeiter/innen ein, zum Beispiel die maximale Dauer der Betriebsferien oder die Absprache zur Urlaubsverteilung.

Organisatorischer Ablauf: Anträge und Dokumentation

Antrags- und Genehmigungsverfahren definieren

Lege interne Prozesse fest, wie Mitarbeiter/innen ihren Urlaub beantragen können – digital oder auf Papier. Entscheide, wer die Urlaubsanträge prüft und genehmigt. Wichtig ist, dass für alle klar ersichtlich ist, wann Urlaubsfristen gelten und wie du als Chef/in planst. So vermeidest du Unklarheiten und falsche Erwartungen.

Dokumentation und Aufbewahrung

Halte genehmigte Urlaube, Resttage und abgelehnte Anträge schriftlich oder digital fest. Bewahre diese Unterlagen mindestens zwei bis drei Jahre auf. Bei Streitigkeiten oder drohendem Urlaubsverfall kannst du so nachweisen, ob du deine Pflichten erfüllt hast. Eine saubere Dokumentation stärkt deine Position als Arbeitgeber/in und verhindert Unstimmigkeiten.

Drohender Urlaubsverfall: Deine Informationspflicht

Bei drohendem Urlaubsverfall müssen Mitarbeiter/innen im Betrieb laut EuGH-Rechtssprechung zuvor informiert worden sein. Geschieht das nicht, bleibt der Anspruch auch über den 31. Dezember hinaus erhalten. Gleiches gilt für die grundsätzliche Verjährungsfrist: Erst mit einem betrieblichen Hinweis kann es zu einer Verjährung von Urlaub kommen.

Da Beschäftigte im Arbeitsverhältnis als grundsätzlich schwächere Partei gelten, ist der Betrieb gegebenenfalls in der Beweispflicht. Dokumentiere deshalb, dass Mitarbeiter/innen über Urlaubsregelungen und noch offene Urlaubstage informiert worden sind. Stelle sicher, dass du alle rechtzeitig warnst und ihnen die Gelegenheit gibst, Resturlaub zu nehmen.

Beispiel: Der Tischler mit dem Resturlaub

Ein Tischlerei-Betrieb stellt fest, dass ein Mitarbeiter noch fünf Resturlaubstage hat, die zum Jahresende verfallen würden. Der Arbeitgeber fordert den Mitarbeiter deshalb schriftlich auf, die Urlaubstage einzutragen. Reagiert er nicht, kann der Urlaub bei ausreichender Nachweisführung verfallen. Ist das nicht ausreichend dokumentiert, verfällt der Urlaub nicht.

Spezielle Betriebsregelungen und Konfliktsituationen

Betriebsferien: Wann ergeben sie Sinn?

Betriebsferien können Planungssicherheit schaffen, wenn du dein Team geschlossen in den Urlaub schickst. Ein Beispiel dafür sind die so genannten Handwerkerferien. Achte dabei darauf, dass nicht der gesamte Jahresurlaub durch Betriebsferien in Beschlag genommen wird. Die Mitarbeiter/innen müssen einen Teil des Urlaubs selbst planen können. Kommuniziere Betriebsferien außerdem rechtzeitig – idealerweise zusammen mit dem Betriebsrat.

Beispiel: Die Malerwerkstatt macht Ferien

Eine Malerwerkstatt legt jedes Jahr zwei Wochen Betriebsferien im August fest; während dieser Zeit bleibt der Betrieb geschlossen. Für die restlichen Urlaubstage dürfen die Mitarbeiter/innen frei planen. Rechtlich ist das zulässig, wenn alle frühzeitig informiert werden und mindestens ein Teil des Urlaubs individuell nutzbar bleibt.

Dringende Kundenaufträge trotz genehmigtem Urlaub

Was, wenn ein großer Auftrag reinkommt, nachdem du einer Person bereits Urlaub bewilligt hast? Grundsätzlich darfst du den bewilligten Urlaub nicht einseitig streichen. Du kannst lediglich fragen, ob Betroffene bereit sind zu verschieben. Ein gesetzlicher Zwang ist in fast allen Fällen unzulässig. Sorge lieber vor, indem du Vertretungen organisierst und Engpässe vermeidest.

Beispiel: Urlaubsverschiebung in der Glaserei

Eine Glaserei erhält kurzfristig einen Großauftrag. Eine Mitarbeiterin hatte zwei Wochen Urlaub genehmigt. Der Arbeitgeber bittet sie, eine Woche zu verschieben. Lehnt sie ab, bleibt es beim bestehenden Urlaubsanspruch, da ein genehmigter Urlaub rechtlich bindend ist. Nur in seltenen Ausnahmefällen kann der Betrieb rechtlich wirksam eingreifen. Stimmt sie allerdings zu, können sich Arbeitgeber und Beschäftigte auf eine Verschiebung einigen.

Anweisung: Urlaub durch den Arbeitgeber – geht das?

Viele fragen sich: „Darf ich als Arbeitgeber kurzfristig Urlaub anordnen?“ Außer bei angemeldeten Betriebsferien oder dringenden Notlagen lautet die Antwort meist: Nein. Urlaub ist eine Erholungspause, auf die deine Leute Anspruch haben. Eine erzwungene Freistellung, weil gerade wenig zu tun ist, kann rechtlich problematisch sein. Plane stattdessen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen oder Schicht- bzw. Kapazitätslösungen, anstatt Beschäftigten einseitig Urlaub aufzuzwingen.

Beispiel: Bäckerei im Winterschlaf

Ein Bäckerbetrieb erlebt im Winter einen extremen Auftragsrückgang. Er möchte die Mitarbeiter/innen „zwingen“, Urlaub zu nehmen. Das ist in der Regel unzulässig, wenn keine Betriebsferien vorgesehen sind. Ein kurzfristiger Auftrag, dass alle jetzt Urlaub nehmen müssen, verstößt gegen das BUrlG. Besteht hingegen eine schriftlich vereinbarte Betriebsruhe für eine bestimmte Zeit, ist dies legal.

Erholung sicherstellen: Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Vertretungsregeln und Ausfallmanagement

Definiere klare Vertretungen, bevor jemand in den Urlaub geht. Verteile wichtige Informationen, damit laufende Aufträge nicht ins Stocken geraten. Eine durchdachte Urlaubsplanung im Betrieb sorgt dafür, dass du nicht im Notfall Mitarbeiter/innen anrufen musst, weil nur sie ein bestimmtes Passwort oder Fachwissen haben.

Dokumentiere und kommuniziere

Sprich Urlaubswünsche und betriebliche Anforderungen offen an. So wissen alle schon frühzeitig, worauf sie sich einstellen müssen. Nutze ein übersichtliches Urlaubsplanungstool oder eine Plantafel, sodass alle Personen im Betrieb Arbeitszeiten und Urlaube im Blick haben. Eine gute Kommunikation verhindert Konflikte, insbesondere bei kurzfristigen Änderungen.

Fazit

Eine klare Urlaubsplanung für dein Personal ist kein Hexenwerk, wenn du ein paar Grundregeln beachtest. Leg dir ein zuverlässiges Verfahren für Anträge, Genehmigungen und Dokumentation zurecht.

Rede früh mit den Beschäftigten und dem Betriebsrat über Betriebsferien oder besondere Projekte. Als Chef/in entscheidest du, aber fair und transparent. So fühlen sich Mitarbeiter/innen respektiert und du vermeidest Stress, wenn Urlaubsansprüche und Projekttermine aufeinandertreffen.