Nachkalkulation im Handwerk: So stimmen die Zahlen

Die Nachkalkulation im Handwerk gehört zum Standard der Finanzverwaltung in deinem Betrieb. Sie hilft dir, Kosten zu analysieren, Fehler in der Kostenschätzung frühzeitig zu erkennen und langfristig deine Betriebsorganisation zu optimieren.

Eine präzise Nachkalkulation sorgt dafür, dass du konkurrenzfähige Preise anbieten und gleichzeitig deine Marge maximieren kannst. Besonders sinnvoll ist die mitlaufende Nachkalkulation, mit der du bereits während eines Projekts Kostenkontrolle betreiben und Fehler vermeiden kannst. Sie ist mehr als ein einfaches Werkzeug – sie kann den Erfolg deines Betriebs maßgeblich beeinflussen.

Nachkalkulation im Handwerk näher erklärt

Die Nachkalkulation spielt vor allem in zwei Organisationsformen eine Rolle: in Unternehmen mit Einzelfertigung und in Betrieben der Auftragsfertigung. Dadurch spielt die Nachkalkulation im Handwerk eine große Rolle.

Die Nachkalkulation ist das Gegenstück zur Vorkalkulation. Manchmal wird sie auch Angebotskalkulation genannt, da es sich um die Vorannahme zu den anfallenden Kosten eines Projekts bzw. Auftrags handelt.

Ein weiterer Begriff für die Nachkalkulation ist die Produktdatenanalyse. Es geht darum, die anfängliche Kostenaufstellung - also die erwarteten Kosten - mit den tatsächlichen Kosten - also den Ist-Kosten - zu vergleichen.

Warum ist die Nachkalkulation im Handwerk so wichtig?

Als Instrument der Kostenkontrolle zielt die Nachkalkulation im Handwerk auf unterschiedliche Ergebnisse.

1. Die Nachkalkulation dient vor allem der Prüfung der Arbeitsprozesse auf Wirtschaftlichkeit.

2. Dazu werden die tatsächlichen Kosten von bereits abgeschlossenen Aufträgen ermittelt und auf dieser Grundlage kontrolliert.

3. Auf diese Weise kannst du die Ergebnisse direkt mit deiner Vorkalkulation überprüfen.

4. Mit diesen Ergebnissen kannst du bei künftigen Vorkalkulationen besser korrekte Vorannahmen treffen.

5. Damit dient die Nachkalkulation immer auch der Prüfung deiner bestehenden Kalkulationsverfahren insgesamt.

Während die Vorkalkulation dazu dient, den Preis eines Produkts oder einer Dienstleistung festzustellen, kannst du mit einer Nachkalkulation nicht nur prüfen, ob du gegebenenfalls niedrigere und damit konkurrenzfähigere Preise anbieten kannst.

Du siehst gleichzeitig, ob es möglich ist, deine Marge pro Auftrag zu vergrößern. Und du erfährst schnell, wo es Ressourcenverschwendung und Verbesserungspotenziale gibt.

Kurz gesagt: Eine gute Nachkalkulation gibt dir das Wissen, um fundierte Entscheidungen für deine Preisstrategie und Betriebsführung zu treffen.

Nachkalkulation mit Ausblick

Als Handwerker/in musst du heute in der Lage sein, dich ständig weiterzuentwickeln. Das betrifft Arbeitsmethoden, Werkzeuge und die Verbesserung von Arbeitsprozessen in deinem Betrieb.

Um nicht willkürlich herumzuprobieren, kannst du auf die Ergebnisse der Nachkalkulation zurückgreifen, indem du Kostenfresser erkennst und für genau diese Stellen bessere Verfahren, neue Geschäftspartnerschaften und andere Bezugsmöglichkeiten findest.

Indem du detailliert prüfst, wo und warum Kostenabweichungen entstanden sind, kannst du unkonventionelle Lösungen und neue Techniken erkunden, um finanziellen Herausforderungen zu begegnen.

Beispielsweise könnte die Analyse der Nachkalkulation die Einführung neuer, kostensparender Materialien oder die Investition in fortschrittliche Fertigungstechnologien rechtfertigen. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Anpassungsfähigkeit und Kreativität im Handwerk, wodurch dein Betrieb auf der Höhe der Zeit und zukunftsfähig bleibt.

Königsdisziplin Synchronkalkulation

Die so genannte Synchronkalkulation bzw. mitlaufende Nachkalkulation ist etwas für Profis: Statt hinterher die Vorannahmen aus der Vorkalkulation zu überprüfen, kannst du die Arbeitsprozesse auch währenddessen verfolgen.

Was du dafür brauchst, ist eine umfassende und vor allem auch genaue Erfassung betrieblicher Daten. Dazu zählen die Ausgaben fürs Material und die veranschlagte und tatsächliche Arbeitszeit von Mitarbeiter/innen.

Gerade komplexe Projekte und Aufträge profitieren von einer mitlaufenden Nachkalkulation. Da es hier mehrere Arbeitsschritte gibt, kannst du nach jedem einzelnen Arbeitsgang prüfen, ob die Annahmen aus deiner Vorkalkulation stimmig sind.

Das Ziel der ganzen Unternehmung besteht darin, schon während der Prozesse Fehler, aber auch Möglichkeiten zu erkennen.

Praktische Schritte zur Implementierung der Nachkalkulation

Die Einführung einer effektiven Nachkalkulation erfordert einige gezielte Maßnahmen:

1. Klare Erfassung der Arbeitszeiten: Nutze eine Zeiterfassungssoftware oder eine Handwerkersoftware mit integrierter Zeiterfassung, um geleistete Arbeitsstunden genau zu dokumentieren.

2. Materialkosten genau erfassen: Halte alle Materialkosten detailliert fest – idealerweise in einer digitalen Buchhaltungssoftware wie zum Beispiel Lexware Office.

3. Projektdokumentation führen: Notiere Änderungen im Projektverlauf, um Abweichungen später genau analysieren zu können.

4. Regelmäßige Auswertung: Setze feste Termine für die Nachkalkulation, um Muster in der Kostenentwicklung zu erkennen.

5. Anpassungen umsetzen: Nutze die gewonnenen Erkenntnisse zur Verbesserung deiner Preisstrategie und Arbeitsabläufe.

Mit diesen Schritten kannst du sicherstellen, dass du aus jeder Nachkalkulation lernst und deine betriebliche Effizienz langfristig steigerst.

Die Nachkalkulation - ein Beispiel

Um die Funktionsweise und den Nutzen der Nachkalkulation im Handwerk besser zu verstehen, schauen wir uns einmal ein sehr vereinfachtes Beispiel an. Schon damit lässt sich verdeutlichen, wie die Nachkalkulation durchgeführt wird und welche Einsichten sie bieten kann.

Szenario: Renovierung eines Kundenbadezimmers

Ein Handwerksbetrieb erhält den Auftrag, ein Badezimmer zu renovieren. Die Vorkalkulation, basierend auf Erfahrungswerten und aktuellen Preislisten, sieht wie folgt aus:

• Materialkosten: 5.000 Euro

• Arbeitskosten (inkl. Löhne): 3.000 Euro

• Sonstige Kosten (Anfahrt, Versicherung, etc.): 500 Euro

• Gesamtkosten (Vorkalkulation): 8.500 Euro

Der Betrieb gibt ein Angebot von 10.000 Euro ab, um einen Gewinn zu erwirtschaften und eventuelle Unvorhersehbarkeiten abzudecken.

Durchführung des Projekts und tatsächliche Kosten

Nach Abschluss des Projekts werden die tatsächlichen Kosten ermittelt:

• Materialkosten: 5.500 Euro (Überschreitung aufgrund steigender Materialpreise)

• Arbeitskosten: 2.800 Euro (Einsparung durch effiziente Arbeitsweise)

• Sonstige Kosten: 600 Euro (leichte Überschreitung durch zusätzliche Anfahrten)

• Gesamtkosten (Nachkalkulation): 8.900 Euro

Analyse und Erkenntnisse

Die Nachkalkulation zeigt, dass die Gesamtkosten des Projekts 8.900 Euro betrugen, was 400 Euro mehr ist als ursprünglich kalkuliert. Die Gründe für die Kostenabweichungen werden wie folgt analysiert:

1. Materialkosten: Die Überschreitung der Materialkosten um 500 Euro deutet darauf hin, dass die Preissteigerungen der Materialien nicht ausreichend in der Vorkalkulation berücksichtigt wurden. Für zukünftige Projekte muss der Betrieb die Aktualität seiner Preislisten überprüfen und mögliche Preisschwankungen besser einplanen.

2. Arbeitskosten: Die Einsparung von 200 Euro bei den Arbeitskosten ist ein positives Ergebnis und spiegelt eine effiziente Arbeitsweise wider. Es könnte wertvoll sein, die angewandten Praktiken zu analysieren und für zukünftige Projekte beizubehalten oder sogar zu optimieren.

3. Sonstige Kosten: Die geringfügige Überschreitung der sonstigen Kosten um 100 Euro durch zusätzliche Anfahrten könnte darauf hinweisen, dass Logistik und Einsatzplanung verbessert werden könnten, um solche Überschreitungen in Zukunft zu vermeiden.

Mögliche Schlussfolgerungen

Die Nachkalkulation liefert wertvolle Erkenntnisse, die deinem Betrieb helfen, seine Kalkulationsgenauigkeit zu verbessern und seine Betriebsabläufe effizienter zu gestalten. Basierend auf den Ergebnissen der Nachkalkulation kannst du Maßnahmen ergreifen, um die Kostenkontrolle zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Für zukünftige Projekte könnte dieser Betrieb beispielsweise entscheiden, seine Preislisten regelmäßiger zu aktualisieren, seine Arbeitsmethoden zu standardisieren und die Einsatzplanung zu optimieren, um Überschreitungen der sonstigen Kosten zu minimieren.

Fazit: Der Weg für einen erfolgreichen Handwerksbetrieb

Die Nachkalkulation im Handwerk erweist sich als unverzichtbares Instrument für eine effiziente Finanzverwaltung und Betriebsorganisation.

Durch den Abgleich der tatsächlichen mit den vorkalkulierten Kosten bietet sie Handwerksbetrieben nicht nur die Möglichkeit, ihre Preisgestaltung und Margen zu optimieren, sondern auch ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich zu verbessern.

Die Nachkalkulation kann aufzeigen, wo Anpassungen in der Betriebsorganisation oder im Einkaufsverhalten notwendig sind, um die Konkurrenzfähigkeit des Betriebs zu steigern und dessen Profitabilität langfristig zu sichern.

Die Implementierung einer mitlaufenden Nachkalkulation ermöglicht es Handwerksbetrieben, bereits während der Durchführung von Projekten Korrekturen vorzunehmen und so die Effizienz und Kosteneffektivität signifikant zu verbessern.

Dieses proaktive Management der Projektfinanzen fördert nicht nur eine transparente Kostenkontrolle, sondern unterstützt auch die Entscheidungsfindung bei der Optimierung von Arbeitsprozessen und der Einführung neuer Technologien oder Materialien.

Durch die Nutzung moderner Softwarelösungen kann der Nachkalkulationsprozess weiter vereinfacht und präzisiert werden, was Handwerksbetrieben hilft, sich an die dynamischen Anforderungen des Marktes anzupassen und ihre Wettbewerbsposition zu stärken.