Mitarbeiter auf die Digitalisierung vorbereiten: Erfolgsstrategien für Betriebe

Wie gelingt eine mitarbeiterfreundliche Digitalisierung? Zur Vorbereitung gibt es einige bewährte Strategien und Maßnahmen, mit denen Handwerksbetriebe ihre Mitarbeiter/innen in den Mittelpunkt der digitalen Transformation stellen – und so die Herausforderung gemeinsam meistern.

Beschäftigte bei der Digitalisierung frühzeitig einbinden

Veränderungen sollte man mit den Beschäftigten gestalten. Beziehe das Team von Anfang an bei Digitalisierungsprojekten mit ein. Als Führungskraft solltest du transparent kommunizieren, warum du eine Handwerkersoftware einführst oder einen Prozess umstellst.

Holst du Feedback schon in der Planungsphase ein, fühlen sich Mitarbeiter/innen ernst genommen und entwickeln Eigeninitiative. Studien zeigen, dass Digitalisierungsprozesse davon profitieren, Beschäftigte früh einzubinden. Praktisch könnte das heißen: Vorbereitende Pilotgruppen einrichten, Workshops vor der Einführung neuer Tools veranstalten oder sogar Mitarbeiter/innen bei der Auswahl der Handwerkersoftware mitentscheiden lassen.

Gezielte Schulungen und Weiterbildung

Beschäftigte müssen wissen, wie sie eine Software-Lösung bedienen sollen. Schulungen sind daher besonders wichtig. Es sei denn, die Software ist bereits so einfach, dass eine Einarbeitung entfällt. Digitale Kompetenz sollte fortlaufend gefördert werden – z.  B. durch regelmäßige Trainings zu neuen Software-Features, interne Digital-Stammtische zum Erfahrungsaustausch oder E-Learning-Angebote, die Mitarbeiter/innen im eigenen Tempo nutzen können.

Schrittweise Umsetzung & realistische Erwartungen

Rom wurde nicht an einem Tag erbaut – und ein Handwerksbetrieb wird nicht über Nacht digital. Mitarbeiter/innen fühlen sich wohler, wenn Neuerungen in überschaubaren Schritten kommen. Also lieber einzelne Prozesse nacheinander digitalisieren als alles gleichzeitig umkrempeln.

Beispiel: Zuerst stellst du mit Craftboxx die Auftragsplanung und die Zeiterfassung digital um. Danach widmest du dich der Buchhaltung mit Lexware Office. Dazwischen sollte genügend Zeit sein, damit alle die neuen Routinen verinnerlichen können.

Diese Etappentaktik nimmt den Druck und erlaubt es nachzusteuern.

Interne Multiplikatoren und Team-Unterstützung

In fast jedem Betrieb gibt es technik-affine Mitarbeiter/innen, die Neuerungen gegenüber aufgeschlossen sind. Solche Personen kannst du gezielt als Digitalisierungs-Multiplikator/innen einsetzen. Sie helfen anderen bei Fragen zur Software oder richten z.  B. die neuen Tablets ein.

Das hat zwei Effekte: Die Hilfesuchenden bekommen niedrigschwellige Unterstützung auf Augenhöhe und die Helfer/innen fühlen sich wertgeschätzt in ihrer Kompetenz. So wird Digitalisierung zum Team-Erlebnis, bei dem sich alle gegenseitig unter die Arme greifen.

Wichtig ist eine Kultur, in der niemand Angst haben muss, Fragen zu stellen oder Verständnisprobleme zuzugeben – nur dann trauen sich alle, aktiv zu lernen. Eine solche offene Team-Unterstützung sorgt dafür, dass Digitalisierung als gemeinsames Projekt wahrgenommen wird.

Führungskräfte-Schulung und Kommunikation

Auch Führungskräfte müssen lernen, ihre Rolle im digitalen Wandel anzupassen. Sie sollten verstehen, welche Sorgen und Bedürfnisse Mitarbeiter/innen bei der Digitalisierung haben. Offene Gespräche sind wichtig: Welche Bedenken gibt es? Was ändert sich tatsächlich und was nicht? Eine klare Kommunikation kann viele Ängste nehmen – etwa die oft unbegründete Furcht vor Arbeitsplatzverlust oder überbordender Überwachung.

Gute Führung bedeutet auch, Vorbild zu sein: Wenn der Chef selbst aktiv die neue App nutzt und Geduld bei Problemen zeigt, strahlt das aufs Team ab. Außerdem sollten Führungskräfte lernen, andere zu motivieren, indem sie die Erfolge der Digitalisierung hervorheben.

Beispiel: „Schaut mal, durch das neue System sparen wir jeden Montag zwei Stunden Zeit ein – tolle Leistung von euch, dass das schon so gut klappt!“

Lob und positives Feedback beschleunigen die Akzeptanz deutlich.

Altersgerechte und individuelle Maßnahmen

Wie oben beschrieben, brauchen verschiedene Gruppen teilweise unterschiedliche Unterstützungsangebote. Ältere Mitarbeiter/innen profitieren von angepassten Schulungsformaten - z. B. Kleingruppen, praktische Übungen, mehr Zeit - und ggf. technischen Hilfsmitteln wie größeren Displays.

Jüngere Beschäftigte legen vielleicht mehr Wert auf mobile Lösungen und flexible Lernzeitmodelle. Wo immer praktikabel, solltest du individuelle Lösungen ermöglichen – der eine Kollege kommt mit einer Tutorial-Videosammlung bestens zurecht, die Kollegin möchte lieber ein gedrucktes Handbuch zur neuen Software. Wenn du als Arbeitgeber hier Flexibilität zeigst, erhöht das die Lernbereitschaft.

Ältere Beschäftigte haben ein Recht auf ihre eigene Meinung

Typischerweise reagieren ältere Mitarbeiter/innen etwas skeptischer auf Digitalisierungsschritte. Veränderungen in jahrzehntelang eingespielten Arbeitsprozessen werden oft als starker Einschnitt empfunden. Manche sehen die Vorteile nicht sofort ein und fürchten, mit den neuen Tools nicht mehr mitzuhalten.

Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass Betriebe im Eifer der Digitalisierung ihre älteren Kräfte aus dem Fokus verlieren – was fatal wäre, gerade angesichts des Fachkräftemangels. Wie kann also die Brücke geschlagen werden?

Die richtige Unterstützung bieten

Ältere Mitarbeiter/innen sollten auf keinen Fall als „Digitalisierungsverweigerer“ behandelt werden. Im Gegenteil: Viele ältere Beschäftigte sind sehr loyal zum Betrieb und wollen gute Arbeit abliefern. Sie brauchen nur angemessene Unterstützung.

Studien zeigen außerdem, dass nicht das Alter an sich entscheidend ist, sondern eher die Qualifikation und der bisherige Umgang mit komplexen Aufgaben. Mit anderen Worten: Ein älterer Meister, der offen für Neues ist, kann sich die Bedienung einer Handwerkersoftware genauso aneignen wie ein jüngerer Kollege, wenn man ihm Zeit und Training gibt.

Digitalisierung fördern durch Weiterbildung

Ein zentraler Punkt ist daher die Weiterbildung älterer Mitarbeiter/innen. Hier sollten Arbeitgeber auf lebenslanges Lernen setzen. Nicht erst reagieren, wenn Defizite offensichtlich werden, sondern frühzeitig Weiterbildungsangebote machen. Das können speziell auf ältere Zielgruppen zugeschnittene Workshops sein, aber auch individuelle Schulungen am Arbeitsplatz.

Ältere Menschen lernen oft anders als Jüngere – etwas langsamer vielleicht, aber ebenso effektiv, wenn der Stoff praxisnah vermittelt wird. Bewährt haben sich z.  B. Mentoring-Programme, bei denen ein digital affiner jüngerer Kollege einem älteren zur Seite steht und im Alltag bei Fragen hilft. Solche Tandems nehmen Druck heraus und fördern zugleich den Teamzusammenhalt.

Einfach zu bedienende Software und Geräte nutzen

Auch die Ausstattung sollte altersgerecht gestaltet werden, wo nötig. Ältere Mitarbeiter/innen tun sich eventuell mit sehr kleiner Smartphone-Schrift oder komplexen Benutzeroberflächen schwerer. Hier kann der Betrieb entgegenkommen. Das Ziel muss benutzerfreundliche und intuitive Technik sein, dann verlieren auch ältere Kolleg/innen die Scheu.

Fehlerkultur und Geduld

Kein Mitarbeiter wird vom ersten Tag an perfekt digital arbeiten. Fehlertoleranz ist daher ganz zentral. Es muss klar sein, dass Fehler in der Anfangsphase erlaubt sind und als Lernchance gesehen werden. Entscheidend ist, den Mitarbeitern ein sicheres Umfeld zu geben, in dem sie neue digitale Fertigkeiten ausprobieren können, ohne gleich Sanktionen befürchten zu müssen.

Beispielsweise kann man für die Testphase einer Software einen digitalen „Sandkasten“ einrichten, in dem nach Herzenslust ausprobiert werden darf. Oder man definiert eine Eingewöhnungszeit, in der alte und neue Methode parallel laufen, bis alle sattelfest sind.

Wichtig ist, dass die Belegschaft merkt: Das Management hat realistische Erwartungen und steht hinter uns, selbst wenn mal etwas schiefgeht. Diese Geduld zahlt sich aus – denn Mitarbeiter/innen verlieren so die Angst vor dem Neuen und gewinnen Vertrauen in ihre Fähigkeiten.

Gesundheits- und Datenschutz-Aspekte berücksichtigen

Mitarbeiterfreundliche Digitalisierung heißt auch, mögliche Nebenwirkungen im Blick zu haben. Dazu gehört, Arbeitsbelastung und Arbeitszeit zu überwachen – nicht im Sinne von Kontrolle, sondern zum Schutz vor Überlastung.

Digitale Erreichbarkeit sollte geregelt sein - z.  B. keine Pflicht, nach Feierabend noch die App zu checken. Außerdem müssen Betriebe ihre Mitarbeiter/innen in IT-Sicherheit schulen, damit niemand durch Phishing oder unsichere Passwörter in Schwierigkeiten gerät.

Nur 59 Prozent der Handwerksbetriebe klären derzeit ihre Leute proaktiv über IT-Gefahren auf – hier ist Luft nach oben. Wenn Mitarbeiter/innen wissen, wie sie sich und die Firmendaten schützen, fühlen sie sich im Umgang mit digitalen Tools sicherer.

Und beim Thema Datenschutz sollte klar kommuniziert werden, welche Daten erfasst werden und wofür, um Misstrauen vorzubeugen. Kurz gesagt: Eine Digitalisierung, die die persönlichen Belange der Beschäftigten berücksichtigt, wird auf weit mehr Akzeptanz stoßen.

Fazit: Digitalisierung mit den Mitarbeitern gestalten

Die Digitalisierung im Handwerk ist nur dann erfolgreich, wenn sie die Mitarbeiter/innen aktiv einbindet. Schulungen, schrittweise Umstellungen und klare Kommunikation sind entscheidend, um Ängste abzubauen und digitale Kompetenz zu fördern. Besonders ältere Beschäftigte benötigen passende Unterstützung – sei es durch einfache Software, praxisnahe Weiterbildungen oder Mentoring-Programme.

Wichtig ist eine fehlerfreundliche Lernkultur, in der sich alle sicher fühlen, Neues auszuprobieren. Datenschutz und gesundheitsbewusste digitale Prozesse stärken zusätzlich das Vertrauen.

Letztlich zeigt sich: Die Auswirkungen der Digitalisierung auf Mitarbeiter/innen hängen stark von der Umsetzung ab. Mit einer klugen Strategie wird Digitalisierung zum gemeinsamen Lernprozess – der Betrieb wird effizienter und die Beschäftigten zufriedener.