Krankmeldung im Betrieb – das müsst Ihr wissen

Bei Krankheit ist eine korrekte Krankmeldung wichtig für einen reibungslosen Ablauf in deinem Betrieb. Arbeitnehmer/innen sind verpflichtet, ihren Arbeitgeber frühzeitig über ihre Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Gleichzeitig benötigen Firmen klare Strukturen, um Ausfälle zu verwalten und Missverständnisse zu vermeiden.

Unser Ratgeber beleuchtet die Krankmeldung im Betrieb aus zwei Perspektiven.

• Was müssen Arbeitnehmer/innen beachten, um keine arbeitsrechtlichen Probleme zu riskieren?

• Welche Pflichten haben Arbeitgeber, um den Krankenstand effizient zu verwalten.

Zudem stellen wir die wichtigsten gesetzlichen Regelungen zur Krankmeldung vor. Wer seine Rechte und Pflichten kennt, sorgt für Klarheit und vermeidet unnötige Konflikte.

Teil 1: Krankmeldung aus Sicht von Arbeitnehmer/innen

Ob leichte Erkältung oder ernsthafte Erkrankung – wer krank ist, sollte sich im Betrieb abmelden. Eine ordnungsgemäße Krankmeldung schützt nicht nur Arbeitnehmer/innen vor Missverständnissen, sondern gibt auch dem Arbeitgeber Planungssicherheit.

Krankmeldung im Betrieb: Wann und wie melde ich mich richtig krank?

Unterschied zwischen „krankmelden“ und „Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) einreichen“

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) dient als Nachweis für den Arbeitgeber. Ab dem vierten Krankheitstag ist sie gesetzlich vorgeschrieben – manche Betriebe verlangen sie früher.

Zeitpunkt der Krankmeldung: Wann muss ich den Arbeitgeber informieren?

Wer merkt, dass er oder sie krankheitsbedingt nicht arbeiten kann, sollte sich unverzüglich – möglichst vor Arbeitsbeginn – beim Arbeitgeber melden. Nur so kann der Betrieb rechtzeitig auf die Abwesenheit reagieren.

Kommunikationswege: Telefon, E-Mail oder App

Jede Firma hat eigene Regelungen, über welchen Weg eine Krankmeldung erfolgen sollte. Während einige Arbeitgeber eine telefonische Meldung bevorzugen, bieten andere digitale Möglichkeiten wie E-Mail oder spezielle Krankmelde-Apps an.

Sonderfall Homeoffice

Auch im Homeoffice gilt: Wer arbeitsunfähig ist, muss dies melden. Ein häufiges Missverständnis ist, dass Homeoffice als „leichtere“ Alternative zur Krankmeldung betrachtet wird. Wer krank ist, sollte sich allerdings in jedem Fall vollständig auskurieren.

Sonderfall längere Krankheit oder wiederholte Fehlzeiten

• Längere Arbeitsunfähigkeit (über sechs Wochen): Danach endet die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Ab diesem Zeitpunkt übernimmt die gesetzliche Krankenkasse die Zahlung des Krankengeldes. Dieses muss bei der Krankenkasse beantragt werden. Es beträgt in der Regel 70 Prozent des Bruttogehalts. Die Krankenkasse zahlt das Krankengeld für maximal 78 Wochen innerhalb von drei Jahren für dieselbe Erkrankung. Deshalb kann langfristig eine Berufsunfähigkeitsversicherung sinnvoll sein.

• Wiedereingliederung nach Krankheit (BEM): Bei längerer Krankheit kann eine stufenweise Rückkehr nach dem Hamburger Modell erfolgen – dies ist freiwillig und bedarf der Zustimmung beider Seiten..

• Häufige Krankmeldungen: Bist du häufiger krank, kann das zu einer Abmahnung oder sogar Kündigung führen, wenn ein Muster erkennbar ist. Zum Beispiel, wenn absehbar ist, dass die Erkrankungen in Zukunft weiter auftreten und es keine Aussicht auf eine dauerhafte Besserung gibt. Der Betrieb müsste durch häufige Krankmeldungen spürbar beeinträchtigt sein, z. B. durch steigende Kosten für Ersatzkräfte oder Produktionsausfälle. Vor einer Kündigung wird normalerweise geprüft, ob es mildere Mittel gibt (z. B. eine Versetzung oder eine Anpassung der Arbeitszeit).

Deine Rechte und Pflichten bei einer Krankmeldung

• Darf mein Arbeitgeber den Grund meiner Krankheit erfragen? Nein, die Diagnose ist eine private Angelegenheit und muss nicht mitgeteilt werden. Das gilt auch bei krankheitsbedingtem Ausfall über längere Zeit. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält keine Angaben zur Diagnose, sondern bestätigt lediglich deine Arbeitsunfähigkeit für den angegebenen Zeitraum.

• Muss ich trotz Krankschreibung erreichbar sein? Nein, außer für betriebsrelevante Rückfragen, die nichts mit der Krankheit selbst zu tun haben. Zum Beispie, wenn es um die Übergabe wichtiger Aufgaben geht, die nicht warten können. Der Arbeitgeber darf jedoch nicht erwarten, dass du dauerhaft verfügbar bist oder von zu Hause aus arbeitest.

• Was darf ich während der Krankschreibung tun? Alles, was die Genesung nicht gefährdet. Spaziergänge, Einkäufe oder private Treffen sind in der Regel erlaubt. Diese können sogar förderlich für deine Genesung sein - und darauf kommt es schließlich an. Wichtig ist, dass dein Verhalten nicht im Widerspruch zu deiner Krankschreibung steht – wenn du beispielsweise mit einem Gipsbein Fußball spielst, führt das sicherlich zu Problemen.

• Anspruch auf Lohnfortzahlung: Wenn du krankheitsbedingt ausfällst, zahlt dein Arbeitgeber bis zu sechs Wochen lang dein volles Gehalt weiter. Diese Regelung gilt, wenn du mindestens vier Wochen ununterbrochen im Betrieb tätig warst.

• Lohnfortzahlung im Sonderfall Probezeit: Auch während der Probezeit hast du Anspruch auf Lohnfortzahlung, sofern dein Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen bestanden hat. Fällst du innerhalb der ersten vier Wochen krankheitsbedingt aus, erhältst du jedoch kein Gehalt vom Arbeitgeber, sondern direkt Krankengeld von der Krankenkasse

Teil 2: Krankmeldung aus Sicht des Arbeitgebers

Tipps für Arbeitgeber: Wie lassen sich häufige Krankmeldungen reduzieren?

Häufige Krankmeldungen stellen Unternehmen vor Herausforderungen, doch durch präventive Maßnahmen lässt sich der Krankenstand senken.

• Ein positives Betriebsklima fördert die Gesundheit.

  Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld reduziert Stress und steigert das Wohlbefinden. Klare Kommunikation, regelmäßiges Feedback und ein respektvoller Umgang stärken die Motivation und senken das Risiko stressbedingter Krankmeldungen.

• Flexible Arbeitszeiten ermöglichen eine bessere Work-Life-Balance.

  Gleitzeit, Homeoffice oder angepasste Schichtmodelle helfen Mitarbeiter/innen, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren. Dies beugt Überlastung vor und steigert langfristig die Leistungsfähigkeit.

• Gesundheitsangebote wie ergonomische Arbeitsplätze oder Sportprogramme können vorbeugen.

  Rückenschmerzen und Verspannungen sind häufige Gründe für Fehlzeiten. Ergonomische Büromöbel, bewegungsfreundliche Arbeitsplätze und Sportangebote können gesundheitliche Beschwerden verhindern. Auch Kurse zur Stressbewältigung sind eine sinnvolle Investition.

• Offene Kommunikation über Fehlzeiten schafft Vertrauen.

  Arbeitnehmer/innen sollten sich ohne Angst vor negativen Konsequenzen krankmelden können. Transparente Regelungen und regelmäßige Gespräche über Gesundheit und Belastungen helfen, Unsicherheiten zu vermeiden.

• Frühwarnzeichen erkennen und als Vorbild handeln.

  Häufen sich Krankmeldungen, können Überlastung oder Unzufriedenheit dahinterstecken. Führungskräfte sollten frühzeitig das Gespräch suchen und aktiv nach Lösungen suchen. Gleichzeitig sollten sie mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie selbst auf ihre Gesundheit achten und eine gesundheitsfördernde Unternehmenskultur vorleben.

Umgang mit Verdachtsfällen: Zweifel an einer Krankmeldung?

Besteht berechtigter Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit, kannst eine Überprüfung durch den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK) beantragen. Das ist wichtig, wenn auffällige Muster wie häufige Kurzzeiterkrankungen oder Krankmeldungen direkt nach Urlaubsanträgen auftreten. Du darfst allerdings keine privaten Nachforschungen anstellen oder Arbeitnehmer/innen unter Druck setzen.

7 wichtige Fragen zur Krankmeldung

1. Was ist, wenn jemand während eines Arbeitstages krank wird?

   Sofort die Führungskraft informieren und klären, ob eine frühzeitige Heimreise nötig ist. Falls erforderlich, sollte auch eine Krankmeldung für die folgenden Tage erfolgen. Bei plötzlichen Beschwerden kann es ratsam sein, eine ärztliche Untersuchung in Erwägung zu ziehen.

2. Darf ein/e Chef/in anrufen, wenn man krank ist?

   Ja, aber nur in dringenden betrieblichen Angelegenheiten. Dies kann etwa der Fall sein, wenn eine wichtige Übergabe oder eine kurzfristige Vertretungsregelung nötig ist. Persönliche Fragen zur Erkrankung oder zur voraussichtlichen Dauer müssen jedoch nicht beantwortet werden.

3. Ist häufige Krankheit ein Kündigungsgrund?

   Ja, wenn sie betriebliche Abläufe erheblich stört. Voraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung ist jedoch, dass eine negative Gesundheitsprognose besteht und keine Möglichkeit zur Weiterbeschäftigung unter angepassten Bedingungen gegeben ist.

4. Muss man bereits am ersten Tag eine AU einreichen?

   Nur wenn der Arbeitsvertrag oder die Betriebsvereinbarung es vorsehen. Einige Unternehmen verlangen eine ärztliche Bescheinigung schon ab dem ersten Krankheitstag, während gesetzlich die Pflicht zur Vorlage erst ab dem vierten Tag besteht.

5. Darf man während der Krankschreibung einkaufen oder ins Kino gehen?

   Ja, sofern es der Genesung nicht schadet. Einkaufen, ein kurzer Spaziergang oder Freizeitaktivitäten sind erlaubt, solange sie der Krankheit angemessen sind. Wer sich jedoch mit einer Grippe ins Fitnessstudio begibt oder trotz Rückenproblemen Möbel schleppt, riskiert Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit.

6. Muss ich meine Diagnose offenlegen?

   Nein, das ist vertraulich. Arbeitgeber haben kein Recht darauf, den Grund einer Erkrankung zu erfahren. Die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält auch keine Informationen zur Diagnose, sondern bestätigt lediglich die Dauer der Arbeitsunfähigkeit.

7. Muss mein/e Chef/in meine AU akzeptieren?

   Ja, solange sie formal korrekt ist. Arbeitgeber dürfen eine ärztliche Bescheinigung nicht ohne triftige Gründe anzweifeln. Bestehen berechtigte Zweifel, kann eine Überprüfung durch den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK) beantragt werden.

Gesetzliche Grundlagen zur Krankmeldung

In Deutschland regeln mehrere Gesetze, wann und wie eine Krankmeldung zu erfolgen hat. Dazu gehören das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), das Sozialgesetzbuch (SGB V und SGB III) sowie das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB).

Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG, § 5): Arbeitnehmer/innen müssen den Arbeitgeber unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit informieren und spätestens am vierten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegen – es sei denn, der Arbeitgeber fordert sie früher ein.

Sozialgesetzbuch (SGB V, § 44): Nach sechs Wochen endet die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber, danach greift das Krankengeld der Krankenkasse.

Sozialgesetzbuch (SGB V, § 275): Arbeitgeber können bei Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit eine Überprüfung durch den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK) veranlassen.

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Enthält allgemeine arbeitsrechtliche Regelungen, die auch Krankmeldungen betreffen, insbesondere in Bezug auf Treu und Glauben im Arbeitsverhältnis.

Wer seine Rechte und Pflichten kennt, vermeidet unnötigen Ärger und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Krankheitsfall.

Fazit – Krankmelden im Betrieb richtig machen

Eine ordnungsgemäße Krankmeldung sorgt für klare Verhältnisse und verhindert Missverständnisse. Wer sich frühzeitig und über die richtigen Kanäle abmeldet, schützt sich und seinen Arbeitsplatz. Arbeitgeber können durch Prävention und klare Richtlinien den Krankenstand effizient verwalten.