E-Rechnung im Handwerk: Was Betriebe wissen müssen

Warum die E-Rechnung jetzt wichtig ist

Die Rechnungsstellung gehört zum Alltag jedes Handwerksbetriebs – doch seit 2025 gelten neue Spielregeln. Die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland bringt viele Firmen dazu, sich mit digitalen Rechnungsformaten auseinanderzusetzen. Statt einfacher PDFs oder Papierrechnungen müssen auch Handwerksbetriebe ein strukturiertes elektronisches Format verwenden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

Was bedeutet das für Handwerksbetriebe?

Die gute Nachricht: Die Umstellung auf die E-Rechnung bietet viele Vorteile. Prozesse werden effizienter, Fehlerquellen verschwinden und die Buchhaltung automatisiert sich weitgehend. Allerdings müssen Firmen jetzt handeln, um rechtzeitig alle technischen und organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Bei uns erfährst du, wer betroffen ist, welche Fristen gelten und wie sich dein Betrieb optimal auf die neue Regelung vorbereiten kann.

Gesetzliche Anforderungen sowie Fristen und die Archivierung

Die E-Rechnungspflicht basiert auf einer Änderung des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG), das vorschreibt, dass Unternehmen untereinander nur noch elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen und empfangen dürfen. Ergänzend dazu regeln die GoBD, wie diese Rechnungen archiviert werden müssen.

Wofür steht GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

Wichtige Fristen zur Einführung der E-Rechnung

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

• Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.

• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Umsatz.

Wer ist betroffen?

• Alle Handwerksbetriebe, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen – sei es für Bauprojekte, Lieferungen oder Dienstleistungen.

• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen schon seit einigen Jahren als XRechnung übermittelt werden.

• Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht ausgenommen – sie können weiterhin in Papierform oder als PDF versendet werden.

Aufbewahrungspflicht und Archivierung

E-Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre digital, unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden. Das bedeutet:

• Originalformat bewahren (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD-XML).

• Schutz vor Änderungen: Die Rechnung darf nachträglich nicht verändert werden können.

• Prüfbarkeit gewährleisten: Finanzämter müssen im Rahmen einer Betriebsprüfung jederzeit auf die Rechnungen zugreifen können.

💡 Checkliste: Ist dein Betrieb gesetzeskonform aufgestellt?

✅ Kann dein Unternehmen E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format empfangen?
✅ Werden Rechnungen sicher und unveränderbar archiviert?
✅ Sind deine Mitarbeiter/innen über die neuen Anforderungen informiert?
✅ Ist deine Buchhaltungssoftware an die neuen Vorschriften angepasst?

Was ist eine E-Rechnung und warum lohnt sie sich?

Viele Handwerksbetriebe glauben, dass eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung bereits eine E-Rechnung ist – doch das ist nicht der Fall. Eine gesetzeskonforme E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung durch Computersysteme ermöglicht.

Welche Formate gibt es?

Damit eine Rechnung maschinenlesbar ist, werden in Deutschland zwei Formate genutzt:

• XRechnung: Ein standardisiertes XML-Format, das besonders für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben ist. Es enthält alle wichtigen Daten in einer strukturierten Form, kann jedoch nicht direkt von Menschen gelesen werden.

• ZUGFeRD: Eine Kombination aus PDF und XML-Daten. Der Vorteil: Das Dokument kann sowohl von Menschen als auch von Rechnungsprogrammen gelesen werden. Dieses Format ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.

Warum ist die E-Rechnung vorteilhaft?

Die Umstellung erfordert zwar anfangs etwas Aufwand, doch die langfristigen Vorteile sind enorm:

• Weniger manuelle Arbeit: Rechnungsdaten müssen nicht mehr per Hand erfasst werden – das spart Zeit und verhindert Fehler.

• Schnellere Zahlungen: Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden.

• Kosteneinsparungen: Druck- und Versandkosten entfallen, ebenso wie die aufwendige Ablage und Archivierung von Papierrechnungen.

• Bessere Nachverfolgbarkeit: Dank klar strukturierter Daten gehen Rechnungen nicht mehr verloren.

Fazit: Jetzt vorbereiten und Vorteile nutzen

Die E-Rechnung ist Realität. Wer sich jetzt vorbereitet, kann von automatisierten Abläufen, weniger Papierkram und einer effizienteren Buchhaltung profitieren.

💡 To-Do-Liste für deinen Betrieb

✅ Gesetzliche Anforderungen und Fristen prüfen
✅ Buchhaltungssoftware anpassen
✅ Mitarbeiter/innen schulen
✅ Geschäftspartner über die Umstellung informieren
✅ Testphase durchführen und Prozesse optimieren

Die E-Rechnung ist nicht nur eine Pflicht: Wer frühzeitig umstellt, sichert sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil.

Unsere Meinung

Bei Craftboxx schauen wir zuversichtlich auf die Einführung der E-Rechnung, weil wir aus Erfahrung wissen, wie sehr digitale Prozesse den Alltag erleichtern. Unsere digitale Auftragsplanung zeigt mit schon 7.000 Handwerker/innen, dass digitale Abläufe zu mehr Effizienz und weniger Verwaltungsaufwand führen. Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt – wer sie clever nutzt, spart Zeit und Geld.