E-Rechnung im Handwerk: So meisterst du die Umstellung

Jede Woche recherchieren wir für dich hilfreiche Inhalte aus dem Handwerksleben. In den vergangenen Monaten haben im Rahmen unserer Kampagne zum Tag des Handwerks 2024 verstärkt auf Inhalte aus den Bereichen Personal und Marketing, Dokumentation und Sicherheit sowie Digitalisierung gesetzt. Passend dazu und anlässlich der Frist zum 1. Januar 2025 widmen wir uns im folgenden Beitrag der E-Rechnung. Diese ist demnächst für alle Unternehmen verpflichtend.

Die E-Rechnung kommt, wenn du sie nicht bereits nutzt. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland zur Ausstellung und Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnung) verpflichtet. Doch was genau bedeutet das für dich und deinen Betrieb? Und warum solltest du dich jetzt damit beschäftigen? In diesem Artikel erfährst du, was mit der E-Rechnung auf dich zukommt und wie du die Umstellung Schritt für Schritt meistern kannst.

Die Pflicht zur E-Rechnung im Überblick

Ab dem 1. Januar 2025 gilt eine neue Regelung: Alle Unternehmen, auch Handwerksbetriebe, müssen in der Lage sein, E-Rechnungen im gegenseitigen Geschäft (B2B-Bereich) zu empfangen und zu verarbeiten. Spätestens ab 2028 wird der Versand von Papierrechnungen komplett eingestellt – E-Rechnungen sind dann auch für Kleinunternehmen verpflichtend. Für größere Unternehmen ab einem Umsatz von 800.000 Euro gilt diese Pflicht schon ab 2027.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Regel ausgenommen, was vor allem für kleinere Aufträge oder den Verkauf an Endverbraucher/innen wichtig sein dürfte. Wer durch die Übergangsfristen nicht in die Enge gedrängt werden möchte, sollte jetzt mit der Umstellung beginnen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung. Wer jetzt denkt: Super, ich schicke meine Rechnungen sowieso schon als PDF, sollte noch einmal weiterlesen. Der entscheidende Unterschied liegt darin, dass eine E-Rechnung strukturierte Daten enthält. Maschinen können die darin enthaltenen Angaben direkt auslesen und verarbeiten. Dabei gibt es zwei wichtige Formate, die im Handwerk wichtig sind:

• XRechnung: Dieses Format ist speziell für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben. Es handelt sich um ein rein maschinenlesbares XML-Format, das es ermöglicht, Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, ohne dass eine händische Eingabe notwendig ist. Alle relevanten Rechnungsdaten sind in standardisierter Form eingebettet, was die Übertragung und Verarbeitung vereinfacht und beschleunigt.

• ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert die Vorteile eines maschinenlesbaren XML-Datensatzes mit einem klassischen PDF-Dokument. Es wird als hybrides Format bezeichnet, weil es sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar ist. Dadurch eignet es sich besonders für Unternehmen, die sowohl digital als auch mit Kunden oder Partnern arbeiten, die möglicherweise noch auf Papierdokumente setzen.

Während ein PDF-Dokument lediglich eine bildliche Darstellung der Rechnung bietet, ermöglicht die E-Rechnung durch strukturierte Daten die direkte Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen. Das ist der entscheidende Schritt, der in Zukunft für alle Unternehmen verpflichtend wird.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung für Handwerksbetriebe?

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet neben den gesetzlichen Anforderungen klare betriebliche Vorteile:

1. Zeitersparnis: Durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten entfällt die manuelle Eingabe. Rechnungen können schneller erstellt, verschickt und verbucht werden, was den gesamten Prozess erheblich beschleunigt.

2. Kosteneinsparungen: E-Rechnungen reduzieren den Bedarf an Papier, Druckerpatronen und Porto. Diese unmittelbaren Einsparungen verringern die laufenden Kosten und steigern die Effizienz.

3. Fehlerreduktion: Weil E-Rechnungen direkt in die Buchhaltungssysteme von Empfänger/innen übertragen werden, werden manuelle Eingabefehler vermieden. Dies sorgt für eine höhere Datenqualität und weniger Rückfragen oder Korrekturen.

4. Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier und den Versand physischer Rechnungen reduziert den Ressourcenverbrauch und senkt den CO2-Ausstoß. Dadurch leistet die E-Rechnung einen positiven Beitrag zum Umweltschutz.

Technische Anforderungen: Welche Software brauchst du?

Um E-Rechnungen korrekt zu erstellen und zu empfangen, benötigst du eine Software, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Verarbeitung strukturierter Datenformate ermöglicht. Für Handwerksbetriebe eignen sich Lösungen wie lexware oder sevdesk, die auch die besonderen Bedürfnisse des Handwerks beachten.

Wesentlich ist, dass die Software beide gängigen Formate, XRechnung und ZUGFeRD, unterstützt. Während XRechnung für den öffentlichen Sektor erforderlich ist, bietet ZUGFeRD eine flexible Lösung für den Austausch mit privaten Geschäftspartnern. Zusätzlich muss die Software eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellen. Das bedeutet, dass alle Rechnungen unveränderbar und über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren archiviert werden können.

Falls du derzeit keine geeignete Buchhaltungssoftware nutzt, solltest du rechtzeitig eine passende Lösung implementieren oder dich über Alternativen beraten lassen. So stellst du sicher, dass dein Betrieb pünktlich und reibungslos auf die E-Rechnung umstellen kann.

Welche rechtlichen Anforderungen gibt es?

Die rechtlichen Anforderungen an E-Rechnungen sind durch verschiedene Gesetze und Verordnungen geregelt, die sicherstellen, dass elektronische Rechnungen korrekt erstellt, empfangen und archiviert werden. Eine der zentralen Vorgaben ist die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese regelt, dass E-Rechnungen in einer Form archiviert werden müssen, die sowohl unveränderbar als auch revisionssicher ist.

Nach den Vorgaben der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB) müssen elektronische Rechnungen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sind. Dies bedeutet, dass eine einfache Speicherung als PDF oder der Ausdruck auf Papier nicht ausreichen. Die Daten müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit abrufbar und in einem unveränderbaren Zustand sind.

Zusätzlich zu den GoBD spielen auch die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU eine Rolle, die die Nutzung strukturierter E-Rechnungsformate für den öffentlichen Sektor vorschreibt. Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen sicherstellen, dass ihre Softwarelösungen das Format XRechnung unterstützen.

Um alle rechtlichen Vorgaben zu erfüllen, benötigst du eine passende Software. Achte darauf, dass deine Lösung eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung ermöglicht, damit du rechtssicher agieren kannst und im Falle einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite bist.

Zukunftsausblick: E-Rechnung und das neue Umsatzsteuer-Meldesystem

Ab dem Jahr 2028 plant die Europäische Union, ein neues Umsatzsteuer-Meldesystem einzuführen, das vollständig auf der E-Rechnung basiert. Dieses System soll den Austausch von Umsatzsteuerdaten zwischen Unternehmen und Steuerbehörden vereinfachen und beschleunigen.

Für Handwerksbetriebe bedeutet das, dass sich die Art und Weise, wie Steuern gemeldet und abgewickelt werden, stark verändern wird. Der Grundgedanke ist, dass Rechnungen nicht nur zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht, sondern auch direkt an die Finanzbehörden übermittelt werden. Damit wird die Steuererklärung deutlich einfacher und genauer, weil die relevanten Daten in Echtzeit vorliegen.

Der Vorteil einer frühen Umstellung auf die E-Rechnung liegt darin, dass Betriebe schon jetzt ihre Abläufe digitalisieren und an die kommenden Anforderungen anpassen können. Wer diese Systeme frühzeitig integriert, kann nicht nur gesetzliche Vorgaben fristgerecht umsetzen, sondern auch die Effizienz in der Buchhaltung und Finanzverwaltung erhöhen. Durch die Automatisierung vieler Prozesse werden weniger Fehler gemacht, und die Zeit, die bisher für händische Eingaben oder Korrekturen aufgewendet wurde, wird deutlich reduziert.

Für Handwerksbetriebe, die sich rechtzeitig auf diese Neuerung vorbereiten, bietet das neue System die Chance, schnellere und genauere Steuerprozesse zu etablieren und so von der Digitalisierung im Finanzwesen zu profitieren. Wer jetzt handelt, kann also in Zukunft viel Zeit und Aufwand sparen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So bereitest du deinen Betrieb auf die E-Rechnung vor

Die Umstellung auf E-Rechnungen lässt sich strukturiert und Schritt für Schritt angehen. Hier eine kurze Anleitung, um deinen Betrieb fit für die E-Rechnung zu machen:

• Schritt 1: Prüfe deine aktuelle Buchhaltungssoftware.

  • Stelle sicher, dass deine Software E-Rechnungen verarbeiten kann.

  • Sind alle technischen Anforderungen für die Verarbeitung und Übermittlung der E-Rechnung erfüllt?

  • Funktionieren die Schnittstellen zur Steuerberatung und zum Finanzamt reibungslos?

  • Ist die Software GoBD-konform?

  Ist dies nicht der Fall, solltest du ein Software-Update oder eine neue Lösung in Erwägung ziehen, die die relevanten Formate wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.

• Schritt 2: Schule deine Mitarbeiter/innen.

  • Verstehen alle Mitarbeiter/innen, wie E-Rechnungen verarbeitet werden?

  • Deine Mitarbeiter/innen müssen den Umgang mit E-Rechnungen beherrschen.

  • Schulungen können notwendig sein, damit sie die Software effektiv nutzen und die neuen Prozesse verstehen.

• Schritt 3: Erstelle eine Verfahrensdokumentation.

  • Um die Vorgaben der GoBD einzuhalten, ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Diese beschreibt detailliert, wie E-Rechnungen in deinem Betrieb verarbeitet und archiviert werden.

  • Ist der Ablauf für das Empfangen, Verarbeiten und Archivieren der E-Rechnung festgehalten?

  • Ist die Unversehrtheit der Rechnungsdaten garantiert?

  • Werden alle Pflichtangaben auf den E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben (HGB, AO, GoBD) berücksichtigt?

• Schritt 4: Richte sichere Empfangswege ein.

  • Sorge dafür, dass dein Betrieb über einen sicheren Empfangsweg für E-Rechnungen verfügt.

  • Das kann durch spezielle Portale oder durch die Integration in deine Buchhaltungssoftware erfolgen.

• Schritt 5: Automatisiere die Rechnungsprüfung und Archivierung.

  • Nutze die Möglichkeiten der E-Rechnung, um die Prüfung und Archivierung von Rechnungen zu automatisieren.

  • Dies spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine effiziente Bearbeitung.

• Schritt 6: Berücksichtige die Zukunftsperspektive.

  • Ist der Betrieb auf das zukünftige EU-weite Umsatzsteuer-Meldesystem vorbereitet?

  • Sind Prozesse zur kontinuierlichen Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben eingeplant?

Fazit

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht nur gesetzlich verpflichtend, sondern auch eine Chance, betriebliche Prozesse im Handwerk effizienter und zukunftssicher zu gestalten. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Handwerksbetriebe in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Wer frühzeitig handelt, profitiert von Zeit- und Kosteneinsparungen, einer verbesserten Datenqualität und einem positiven Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Finanzprozesse kannst du Fehler minimieren und deine Abläufe effizienter gestalten. Die richtige Software, gut geschulte Mitarbeiter/innen und die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen bilden die Basis für eine erfolgreiche Umstellung.

Mit einem klaren Plan und der schrittweisen Umsetzung hast du die Möglichkeit, deinen Betrieb optimal auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und gleichzeitig die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Wer jetzt mit der Umstellung beginnt, ist für die Zukunft bestens gerüstet. Solltest du darüber hinaus nicht nur deine Buchhaltung, sondern auch deine Einsatzplanung digitalisieren wollen, bietet Craftboxx eine Möglichkeit, mit geringem Aufwand wöchentlich mehrere Stunden Arbeitszeit zu sparen. Eine Einführung gibt es auf Wunsch kostenlos und erlaubt dir, vom ersten Tag an in die digitale Auftragsplanung im Handwerk einzusteigen.

Jetzt handeln und mit der Umstellung beginnen – denn 2025 steht schneller vor der Tür, als du denkst

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