Digitalisierung im Handwerk: Auswirkungen auf Beschäftigte

Digitalisierung bleibt der Mega-Trend unserer Zeit. Nur scheinbar laufen Themen wie Künstliche Intelligenz der Digitalisierung den Rang ab. Denn erstens werden diese Themen oft auch unter die fortschreitende Digitalisierung gefasst. Und zweitens ist das Digitalisierungspotenzial noch lange nicht ausgeschöpft.

Denn neben vielen Handwerksbetrieben, die schon mittendrin sind, gibt es viele weitere, die gerade dabei sind, ihre ersten Schritte zu gehen. Einer bitkom-Studie aus 2022 zufolge nutzen immerhin schon 68 Prozent aller Betriebe digitale Technologien.

Eine sinnvolle Digitalisierung birgt in ihren Auswirkungen dabei Chancen, aber auch Herausforderungen. Das sehen auch 64 Prozent aller Handwerker/innen so. Entscheidend ist, die Beschäftigten aktiv in den digitalen Wandel einzubeziehen – ihre aktive Einbindung gilt als Schlüssel zum Erfolg aller Digitalisierungsprozesse.

Digitalisierung im Handwerk – Status quo und neue Technologien

Das deutsche Handwerk wird also immer digitaler: Mehr als zwei Drittel der Handwerksbetriebe setzen mindestens eine digitale Technologie oder Anwendung ein. Das sind deutlich mehr als noch vor wenigen Jahren. Darin zeigen sich auch die Auswirkungen der Corona-Pandemie. Über die Hälfte der Betriebe misst der Digitalisierung eine größere Bedeutung bei als früher.

Im Mittelpunkt stehen praxisnahe digitale Werkzeuge, die den Arbeitsalltag erleichtern. Wichtige Bereiche sind: Umfassende Handwerkersoftware-Lösungen einerseits sowie spezialisierte Software-Produkte für die digitale Zeiterfassung und die digitale Einsatzplanung andererseits.

Handwerkersoftware für Handwerksbetriebe

Spezielle Branchensoftware und Cloud-Lösungen erleichtern Büroarbeit und Betriebsabläufe. Laut besagter Untersuchung nutzt mit 45 Prozent fast die Hälfte der Handwerksunternehmen Cloud-Computing. Sehr häufig handelt es sich dabei um eine Handwerkersoftware.

Je nachdem handelt es sich um Lösungen, die es erlauben, Angebote, Aufträge und/oder die Buchhaltung digital zu bearbeiten. Solche Software ersetzt heute oft Formulare auf Papier und Aktenordner durch digitale Auftragsmappen. Ein gutes Beispiel ist Lexware Office.

Digitale Zeiterfassung

Die Erfassung von Arbeitszeiten erfolgt im Handwerk oft noch handschriftlich per Stundenzettel. Digitale Zeiterfassungssysteme wie die Craftboxx-Zeiterfassung ermöglichen es allerdings, Arbeitsstunden präzise und ohne Mehraufwand per Smartphone oder Terminal zu dokumentieren. Unleserliche Schrift oder Schreibfehler sind dank Digitalisierung kein Thema mehr.

Bereits vor einigen Jahren hatten z.  B. in der Baubranche 31 Prozent der Betriebe ihre Arbeitszeiten digital erfasst, weitere 19 Prozent planten die Einführung. In manchen Gewerken nutzt heute über die Hälfte der Unternehmen elektronische Zeiterfassungssysteme.

Durch ein Urteil des EuGH ist eine elektronische Arbeitszeiterfassung seit 2024 EU-weit verpflichtend, sodass digitale Lösungen hierfür praktisch unumgänglich werden. Für Mitarbeiter/innen bedeutet das: keine lästige Zettelwirtschaft mehr – die Stunden werden minutengenau per App oder Chip erfasst, Fehler und Lücken werden minimiert.

Digitale Einsatzplanung

Auch die Planung von Einsätzen, Baustellen und Mitarbeiter/innen funktioniert digital meist einfacher. Anstelle von Wandtafeln und Excel-Listen setzen immer mehr Handwerksbetriebe auf digitale Einsatzplaner. Lösungen wie die Craftboxx-Plantafel erlauben es, Aufträge, Personal und Termine übersichtlich zu koordinieren – oft in Echtzeit via Cloud und mobil abrufbar.

Eine Vernetzung mit der Zeiterfassung ist häufig ein großer Vorteil: Werden Arbeitszeiten digital erfasst, können Termine und Projektfortschritt automatisch abgeglichen und angepasst werden. Die Auswirkungen: Laut einer Umfrage konnten in digital führenden Bau-Unternehmen durch digitale Zeiterfassung und Terminplanung 96 Prozent der Betriebe eine höhere Termintreue erreichen und eigene Terminausfälle sanken um 19 Prozent.

Deshalb verbindet Craftboxx die Zeiterfassung, einen Terminplaner und die digitale Plantafel in einer Einsatzplanung, die im engen Austausch mit Handwerksbetrieben entwickelt worden ist.

Allerdings zögern manche Betriebe noch bei der Investition in solche Planungstools – ganze 71 Prozent wünschen sich einen angemessenen Preis, der sich an Nutzen und Bedarf orientiert. Viele Firmen empfinden einige der Softwarepakete auf dem Markt als überdimensioniert für den eigenen Bedarf. Insgesamt ist aber erkennbar, dass die digitale Planung auf dem Vormarsch ist. Sie reduziert den Aufwand und verbessert die Zusammenarbeit.

Neue Anforderungen durch digitalen Wandel

Die Digitalisierung der Arbeitswelt macht vor keinem Bereich Halt – auch im Handwerk verändern digitale Prozesse vieles. Für Mitarbeiter/innen bedeutet das zunächst einmal: Veränderung und unbekannte Auswirkungen.

Wo früher Papier, Telefonate und persönliche Absprachen bestimmend waren, laufen jetzt viele Abläufe über Software und Apps. Diese Umstellung stellt neue Anforderungen an die Mitarbeiter/innen - in mehrfacher Hinsicht:

Digitalkompetenz

Mit 45 Prozent sagt fast jeder zweite Handwerksbetrieb, dass die eigenen Mitarbeiter/innen noch mehr digitale Kompetenz brauchen. Ein Drittel der Betriebe wünscht sich sogar zusätzliche Mitarbeiter/innen mit hoher Digitalkompetenz, um den Wandel zu stemmen.

Das zeigt: Weiterbildung wird essenziell. Heute gehören z.  B. eine digitale Auftragsdokumentation oder das Ausfüllen von Formularen am Tablet für viele Handwerker/innen zum Arbeitsalltag. Für manche Beschäftigte ist das anfangs eine Hürde.

Veränderte Arbeitsprozesse

Willst du deinen Betrieb digital aufstellen? Dann geht es oft an liebgewonnene Routinen. Wo bislang morgens im Betrieb die Aufträge in Papierform verteilt worden sind, schaust du nun in die App.

Materialbestellungen laufen online, Kundendaten müssen ins System eingepflegt werden und selbst der Urlaubsantrag erfolgt elektronisch. Diese neue Art zu arbeiten müssen manche erst verinnerlichen. Mitarbeiter/innen lernen den Umgang mit neuen Tools – das kann anfangs Zeit kosten und Unsicherheit auslösen.

Ängste und Vorbehalte

Auch im Handwerk gibt es Mitarbeiter/innen, die bei digitalen Lösungen skeptisch sind. Häufige Sorgen von Mitarbeiter/innen sind zum Beispiel folgende Auswirkungen: Steigt der Stress, weil man durch Smartphones ständig erreichbar ist? Was ist mit der Grenze zwischen Arbeit und Freizeit, wenn Aufträge digital rund um die Uhr einsehbar sind?

Ist mein Arbeitsplatz sicher? Und was passiert mit meinen Daten? Solche Fragen treiben nicht nur ältere Beschäftigte oder langjährige Mitarbeiter/innen um.

Unterschiedliche Generationen

Jüngere Mitarbeiter/innen gehen oft unbefangener an neue Technologien ran – für sie sind digitale Lösungen Teil des Werkzeugkastens. Ältere Mitarbeiter/innen können sich mit den Auswirkungen hingegen schwer tun. In vielen Handwerksbetrieben zeigt sich ein geteiltes Bild: Der Großteil der Mitarbeiter/innen ist interessiert an neuen digitalen Lösungen und findet sich schnell zurecht. Andere möchten am liebsten so weiterarbeiten wie bisher. Dieses Spannungsfeld muss aktiv gemanagt werden, damit niemand abgehängt wird.

Digitalisierung als Chance für die Beschäftigten

Am Ende überwiegen die Vorteile der Digitalisierung – sowohl für den Betrieb als auch für die Mitarbeiter/innen. Wichtig ist, diese Chancen klar herauszustellen. Wenn du digitale Lösungen sinnvoll einführst, können Beschäftigte mehrfach profitieren:

Weniger Routineaufwand - mehr Zeit fürs Wesentliche

Weniger lästige Routinearbeiten: Nie mehr manuell Stundenzettel zusammenrechnen und prüfen. Keine Akten mehr durchsuchen. Für 83 Prozent der digitalisierten Handwerksbetriebe ist die Zeitersparnis sogar der größte Vorteil überhaupt. Diese Zeitersparnis kommt direkt bei den Mitarbeiter/innen an: Weniger Überstunden für Papierkram, dafür mehr Fokus aufs eigene Handwerk.

Eine digitale Zeiterfassung dokumentiert z. B. Arbeitsstunden automatisch und fehlerfrei. So muss niemand am Freitagabend über fehlende, nicht eingetragene Stunden nachdenken. Gute digitale Werkzeuge reduzieren auch Fehlerquellen und Nacharbeit. Unterm Strich haben Mitarbeiter/innen mehr Zeit, ihre Fachkompetenz einzubringen, statt sich mit Verwaltung aufzuhalten.

Bessere Planbarkeit und weniger Chaos

Eine digitale Einsatzplanung und Kommunikation sorgen dafür, dass Mitarbeiter/innen klarere Strukturen haben. Wenn alle ihre tagesaktuellen Aufträge per App einsehen können, Missverständnisse durch handschriftliche Notizen wegfallen und Änderungen sofort allen Betroffenen angezeigt werden, läuft vieles reibungsloser.

Das erhöht die Transparenz: Alle wissen, was zu tun ist und Informationen gehen nicht verloren. Die Ergebnisse in digital fortgeschrittenen Betrieben sprechen für sich – durch digitale Zeiterfassung und Terminplanung konnten 96 Prozent der Unternehmen eine höhere Termintreue erreichen.

Für Mitarbeiter/innen bedeutet das weniger Hektik und seltener Ärger mit verpassten Fristen. Die Arbeit wird planbarer und vorhersehbarer. Wenn weniger Termine platzen und Projekte dank digitaler Übersicht pünktlich fertig werden, müssen Beschäftigte seltener in letzter Minute einspringen oder Sonderschichten schieben.

Höhere Qualität und Stolz auf die Arbeit

Solche Mittel helfen durch bessere Dokumentation und schnelle Absprachen auch dabei, Konflikte zu lösen oder zu erkennen, ob angezeigte Mängel in der eigenen Verantwortung oder aufseiten des Kunden begründet liegen.

Davon profitieren auch die Mitarbeiter/innen, denn weniger Fehler oder Reklamationen bedeuten weniger Frustration. Wenn etwa ein Kundendiensttechniker vor Ort alle Infos zu einer Heizungsanlage auf dem Tablet hat, kann er den Auftrag schneller und sicherer erledigen. Auswirkungen: zufriedenere Kunden und positives Feedback.

Insgesamt fühlen sich Beschäftigte durch erfolgreiche Digitalisierung oft effektiver: Über 70 Prozent der Handwerksbetriebe berichten, dass digitale Tools ihnen helfen, ihre Arbeit flexibler zu steuern und ihre Sichtbarkeit beim Kunden zu erhöhen.

Modernes Arbeitsumfeld und Arbeitgeberattraktivität

Nicht zuletzt fördert ein digital fortschrittlicher Betrieb auch die Attraktivität als Arbeitgeber. Wenn der Betrieb z.  B. Dienst-Smartphones oder Tablets zur Verfügung stellt, moderne Software nutzt und insgesamt innovativ aufgestellt ist, fühlen sich viele Beschäftigte ernst genommen und gut ausgerüstet für ihre Arbeit.

Das steigert die Bindung ans Unternehmen. Außerdem hilft es, neue Kolleg/innen zu gewinnen: Im Wettbewerb um Nachwuchs und Fachkräfte punktet ein digitalisiertes Unternehmen gerade bei jungen Bewerber/innen.

Fazit: Auswirkungen der Digitalisierung auf Beschäftigte

Die Auswirkungen der Digitalisierung auf Mitarbeiter/innen im Handwerk sind vielfältig. Digitale Werkzeuge wie Handwerkersoftware, Zeiterfassung und Einsatzplanung sparen Zeit, reduzieren Fehler und erleichtern den Arbeitsalltag. Gleichzeitig erfordert der digitale Wandel neue Kompetenzen und eine gute Einarbeitung.

Besonders für ältere Mitarbeiter/innen kann die Umstellung herausfordernd sein, während jüngere Fachkräfte digitale Prozesse oft intuitiv nutzen. Entscheidend ist eine schrittweise Einführung mit praxisnahen Schulungen, um alle Beschäftigten mitzunehmen.

Richtig umgesetzt, steigert die Digitalisierung Effizienz, Transparenz und Planbarkeit. Weniger Verwaltungsaufwand, bessere Strukturierung und eine höhere Termintreue verbessern den Arbeitsalltag und die Zufriedenheit im Team. Moderne digitale Prozesse machen das Handwerk zudem attraktiver für Fachkräfte.

Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sie muss so gestaltet werden, dass sie Mitarbeiter/innen entlastet und Betriebe stärkt.