So verbesserst du die Auftragsabwicklung im Handwerk

Du bist Handwerker:in und willst das Beste aus deinem Betrieb herausholen? Ein wichtiger Hebel dafür ist eine effiziente Auftragsabwicklung.

Worum es bei der Auftragsabwicklung im Handwerk geht

Die Auftragsabwicklung im Handwerk betrifft den gesamten organisatorischen Ablauf eines Auftrags. Das reicht von der Anfrage an den Betrieb über die Angebotserstellung bis hin zum Zahlungseingang und der späteren Betreuung der Kundschaft.

Ziele einer effizienten Auftragsabwicklung im Handwerk

Wenn es gut laufen soll, hilft es immer, sich von den Zielen her einen Überblick zu verschaffen. Die folgenden Ziele gelten für jede Art der Auftragsabwicklung, weil sie für die betriebswirtschaftliche Organisation im Handwerk wie auch in anderen Bereichen zentral sind.

• Kosten durch eine durchdachte Planung reduzieren

• hohes Niveau durch gleichartige Prozesse erreichen und halten

• für verbesserte Zusammenarbeit durch geregelte Abläufe sorgen

Zwei Arten der Auftragsabwicklung

Es gibt zwei Arten der Auftragsabwicklung. Entweder geht es um die Produktion bzw. den Verkauf eines Produkts oder um die Durchführung einer Dienstleistung. Im Handwerk geht es meistens um Dienstleistungen. Dadurch ist die Auftragsabwicklung hier zu einem großen Teil Projektmanagement.

Aufgaben innerhalb der Auftragsabwicklung im Handwerk

Die Auftragsabwicklung im Handwerk setzt sich zusammen aus gut einer Handvoll Schritten, die mehr oder weniger aufeinander folgen. Dazu gehören die ersten Aufgaben, sobald der Kontakt zu Kund:innen besteht, und mit der Rechnungsstellung ist es noch nicht zwingend getan.

Die Auftragsabwicklung weist dann die für deinen Betrieb nötigen Qualitätsmerkmale auf, wenn sie die folgenden Dinge erfüllt:

Die Auftragsabwicklung

• erleichtert es, Termine einzuhalten

• sichert die Qualität deiner Arbeit

• ist an den Interessen der Kundschaft orientiert

• sichert den Kostenrahmen deiner Aufträge

1. Auftragseingang und Auftrag prüfen

Ausgelöst durch z. B. einen Anruf geht die Auftragsanfrage ein. Der Auftrag wird vollständig erfasst und geprüft: Welche handwerklichen Aufgaben können anfallen? Wie ist die Terminlage? Im Zusammenhang damit ist eine gründliche Ressourcenplanung nötig: Welche Mitarbeiter:innen haben zu einem bestimmten Termin noch Kapazitäten frei? Sind notwendige Werkzeuge an einem bestimmten Tag in Gebrauch? Welche Fahrzeuge sind frei?

2. Auftrag bestätigen

Sobald der Auftrag geprüft worden ist, kann du ihn beim Kunden bestätigen. Im Laufe des Vorgangs kommt es zu einem Vertragsverhältnis. Weil damit Verbindlichkeiten zusammenhängen, ist es wichtig, dass die Arbeit gut erledigt wird.

3. Durchführung einer Dienstleistung

Bei Produkten wäre der nächste Schritt die Lieferung. Im Handwerk handelt es sich normalerweise um die Durchführung einer Dienstleistung beim Kunden.

4. Durchführung steuern und Fortschritte kontrollieren

Damit die Arbeit korrekt erledigt wird, musst du den Überblick behalten. Dabei hilft ein guter Plan und eine Lösung für deine Auftragsabwicklung. Während manche auch heute noch bei ihrer Auftragsabwicklung auf Excel-Vorlagen setzen, nutzen viele andere Betriebe dafür heute digitale Software-Lösungen und Apps. Dadurch lassen sich nicht nur Änderungen schnell und übersichtlich vornehmen; auch auf der Baustelle haben Mitarbeiter:innen per App alles immer vor Augen.

5. Abschluss - Kundenservice und Rechnungsstellung

Nach Abschluss aller Arbeiten und Abnahme durch den Kunden kannst du die Rechnung für den Auftrag stellen. Sollte es Hinweise auf Mängel geben, ist es wichtig, dass du deine Arbeitsergebnisse und die ursprüngliche Lage vor Ort gut dokumentiert hast. Das ist ein gutes Beispiel für einen echten Gewinn durch eine Handwerkersoftware mit Dokumentations-Funktion. So bewegen sich beide Seiten auf derselben Gesprächsgrundlage.

Sollte es allerdings berechtigte Wünsche nach Korrekturen geben, ist es gut, wenn die Auftragsabwicklung bis hierhin solide gewesen ist. So kannst du auf bisherige Auftragsinhalte zurückgreifen, prüfen, welches Material in welcher Menge verwendet wurde und deine Kosten bei der Beseitigung von Mängeln besser kalkulieren.

Wie lässt sich die Auftragsabwicklung im Handwerk verbessern?

Besonders in vielen kleinen Betrieben kann es vorkommen, dass die Auftragsabwicklung über die Zeit gewachsen ist. Der Vorteil daran ist, dass sie sich dadurch eng am Geschehen entwickelt hat. Der Nachteil: Verbesserungsmöglichkeiten sind im Alltag oft nicht direkt ersichtlich. Um die Auftragsabwicklung im Handwerk noch besser zu machen, gibt es heute allgemein gesprochen zwei Möglichkeiten.

Die erste Möglichkeit ist eine systematische Prüfung aller Arbeitsabläufe im Betrieb. Läuft alles so, wie du es dir wünschst? Oder gibt es Abstimmungen zwischen Abteilungen oder Abläufe, die sich verbessern lassen? An dieser Stelle bietet es sich oft an, externe Unterstützung in den Betrieb zu holen. Dabei muss das kein groß angelegtes “Change Management” sein. Es reicht oft schon, wenn jemand von außen ohne Scheuklappen eine kritische Perspektive einnimmt. Auf diese Weise lassen sich oft schon einige Stellschrauben entdecken, die eine Verbesserung erlauben.

Die zweite Möglichkeit bzw. der zweite Schritt nach einer systematischen Prüfung der Abläufe ist die Nutzung digitaler Lösungen. Viele Schritte der Auftragsabwicklung im Handwerk lassen sich mit einer einfachen Handwerker-Software lösen. Ein positiver Nebeneffekt: Wenn Stundenzettel oder Werkzeuglisten digital vorliegen, kannst du sogar Geld beim Papier und bei den Druckkosten sparen. Es gibt sogar All-in-one-Lösungen, die von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung sämtliche Abläufe unterstützen. Hier solltest du allerdings überlegen: Hast du die Kapazitäten, sämtliche Prozesse zu ändern und kannst gegebenenfalls mit längeren Einarbeitungszeiten leben? Oder suchst du viel mehr eine Software, die sich auf Kernbereiche im Handwerk wie Einsatzplanung, Dokumentation und Zeiterfassung konzentriert. Hier genügt oft schon eine gute Stunde, um effektiv damit arbeiten zu können.

Fazit

Eine vernünftige Auftragsabwicklung ist essenziell für deinen Betrieb. Je besser die Abläufe, desto schneller kommst du von einer Anfrage in die Auftragserledigung. Und obwohl Kund:innen nicht die gesamten internen Abläufe bei dir mitbekommen, werden sie durch Termine und Fristen einen Einblick erhalten, wie gut es bei dir läuft. Effiziente Abläufe in der Auftragsabwicklung im Handwerk zahlen deshalb auch auf deine Vermarktung ein.

In der Regel haben wirtschaftlich gut laufende Betriebe schon eine solide Auftragsabwicklung. Durch einen kritischen Blick kannst du trotzdem Möglichkeiten entdecken, noch etwas zu verbessern. Einfache Änderungen, die einen großen Einfluss haben, lassen sich schon erreichen, indem du bestimmte Abläufe digital regelst. Die passende Software ist oft günstiger als du denkst und durch die Einsparung von Druck- und Papierkosten gleicht sich das in vielen Fällen auch schnell wieder aus.

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