Inkasso und Mahnwesen im Handwerk: So kommst du an dein Geld

Kategorie: Recht / Finanzen

Hey, zum Tag des Handwerks am 21. September 2024* laden wir euch herzlich ein, einen coolen Beitrag aus unserer Serie zu entdecken. Hier gibt's wertvolle Tipps, die Handwerker/innen unterstützen und die täglichen Herausforderungen und Erfolge im Handwerk zeigen.*

Was für eine Woche: Dieser Auftrag hat deine ganze Aufmerksamkeit und Arbeitskraft in Beschlag genommen. Gerade bist du fertig geworden und verschickst kurz darauf die Rechnung. Doch Wochen vergehen und nichts passiert – keine Zahlung weit und breit. Willkommen in der Welt säumiger Kunden, wo selbst entspannte Handwerker/innen irgendwann die Geduld verlieren. Doch keine Sorge: Es gibt bewährte Strategien, um deine offenen Rechnungen zu managen und, wenn nötig, ein Inkasso-Verfahren in die Wege zu leiten.

Warum ein gut funktionierendes Mahnwesen für Handwerksbetriebe unerlässlich ist

Ein gut funktionierendes Mahnwesen ist das Rückgrat deines Zahlungsmanagements. Es sorgt dafür, dass dein Betrieb finanziell flüssig bleibt und du nicht in finanzielle Engpässe gerätst. Du kannst die besten Werkzeuge und das talentierteste Team haben – wenn das Geld nicht rechtzeitig fließt, ist alles andere hinfällig. Ein gut organisiertes Mahnwesen sichert deine Liquidität und stellt sicher, dass du für deine erbrachten Leistungen zeitnah entlohnt wirst.

Die Schritte im Mahnwesen: Vom freundlichen Reminder bis zum harten Inkasso

Oft handeln Kunden gar nicht absichtlich, wenn sie eine Rechnung nicht bezahlen. Da rutscht mal eine Rechnung im Zettelstapel durch. Oder sie wurde unter einem Berg an anderen Aufgaben begraben. Kunden haben oft kein Interesse am Streit mit einem Betrieb. Und auch dir sollte an einem guten Miteinander gelegen sein.

Immerhin können zufriedene Kunden dir wieder einen Auftrag erteilen. Auch bewerten viele Kunden Handwerker/innen nach einem Auftrag. Obwohl jeder Ärger auf deiner Seite begründet sein kann, kann eine zu starke Reaktion für negative Bewertungen sorgen. Trotzdem darfst und solltest du säumigen Kunden Grenzen aufzeigen. Am besten gehst du dabei Schritt für Schritt vor.

1. Die freundliche Zahlungserinnerung

Die erste Stufe im Mahnprozess ist die freundliche Zahlungserinnerung. Hier geht es darum, dem Kunden höflich mitzuteilen, dass die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Oftmals hat der Kunde schlichtweg vergessen zu zahlen und eine kurze Erinnerung reicht aus, um die Sache aus der Welt zu schaffen.

2. Mahnung – Es wird ernst

Wenn die Zahlungserinnerung ignoriert wird, ist es Zeit für eine Mahnung. Diese sollte klar und unmissverständlich sein. Du gibst dem Kunden eine letzte Frist, innerhalb der er zahlen muss, um weitere Konsequenzen zu vermeiden. Wichtig: Formuliere sachlich, aber bestimmt. Niemand wird gerne gemahnt, doch hier geht es um dein Recht.

Anders als oft behauptet, musst du vor einer Zahlungserinnerung oder gar einer ersten Mahnung keine Frist verstreichen lassen. Wichtig ist, dass die Bezahlung bis zum Zahlungsziel noch nicht stattgefunden hat. Alternativ kannst du eine Rechnung auch ohne Zahlungsziel verschicken, wodurch diese sofort fällig ist. Dann kannst du nach einer oder zwei Wochen durchaus eine Mahnung verschicken. Du kannst gerichtliche Schritte übrigens auch dann schon in die Wege leiten.

3. Die zweite Mahnung – letzte Chance

Bleibt auch die erste Mahnung unbeachtet, kannst du eine zweite Mahnung folgen lassen, musst das aber nicht tun. Dies wäre dann deine letzte Warnung vor eventuellen rechtlichen Schritten. Hier kannst du bereits darauf hinweisen, dass du bei weiterer Zahlungsverweigerung ein Inkassoverfahren anstrengen wirst.

4. Der Gang zum Inkasso – jetzt wird es wirklich ernst

Wenn alle Stricke reißen und der Kunde weiterhin nicht zahlt, bleibt dir der Gang ins Inkassoverfahren. Externe Inkassounternehmen übernehmen den Einzug deiner Forderungen und erhöhen den Druck auf den Schuldner. Zwar kostet dieser Schritt Geld, doch oft ist es die einzige Möglichkeit, um dein Geld zu erhalten. Achte darauf, ein seriöses Inkassounternehmen auszuwählen, das transparent arbeitet und rechtlich auf der sicheren Seite ist.

Inkasso im Handwerk: Was du wissen solltest

Inkassomaßnahmen sollten immer das letzte Mittel sein, aber sie sind ein wichtiger Teil des Mahnwesens. Sie zeigen dem Kunden, dass du es ernst meinst, und setzen einen klaren Schlusspunkt hinter das Thema Zahlungsversäumnis. Die Risiken bestehen darin, dass die Geschäftsbeziehung leidet, und dass Inkasso-Kosten entstehen. Doch bevor du selbst in finanzielle Schwierigkeiten gerätst, ist dieser Schritt oft unvermeidlich.

Wie Craftboxx dir im Mahnwesen indirekt unter die Arme greift

Eine Software wie Craftboxx mit Terminplan-Funktion kann dir dabei helfen, den Überblick im Mahnwesen zu behalten. So kannst du wichtige Termine – wie Mahnfristen – zentral hinterlegen. Dann verpasst du keine Fristen mehr.

Tipps und Tricks für ein effizienteres Mahnwesen im Handwerk

• Proaktive Kommunikation: Kläre deine Kunden bereits beim Vertragsschluss über die Zahlungsfristen und das Mahnwesen auf. Transparenz von Anfang an verhindert Missverständnisse.

• Strukturierter Mahnprozess: Lege klare Fristen für Zahlungserinnerungen und Mahnungen fest. Automatisiere, wo es möglich ist, um Zeit zu sparen.

• Dokumentation: Halte alle Mahnungen und Kommunikation mit dem Kunden schriftlich fest. Das schafft klare Verhältnisse und hilft im Streitfall.

• Früh handeln: Warte nicht zu lange, bevor du Mahnungen verschickst. Je schneller du reagierst, desto eher erhältst du dein Geld.

Fazit: Mahnwesen im Griff behalten

Ein gut strukturiertes Mahnwesen ist für jeden Handwerksbetrieb unverzichtbar, um die Liquidität sicherzustellen und offene Forderungen effizient einzutreiben. Mit Craftboxx kannst du die Planung und Organisation deiner Termine so gestalten, dass du nie den Überblick verlierst. Kombiniert mit den richtigen Mahnstrategien und einer guten Planung kannst du dafür sorgen, dass dein Betrieb flüssig bleibt und du immer rechtzeitig dein Geld erhältst.

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