Wie sich die Digitalisierung auf deine Mitarbeiter:innen auswirkt

Die moderne Arbeitswelt wird von mehreren Schlagworten beherrscht. Zwei bekannte Beispiele sind Work-Life-Balance und Arbeit 4.0. Es ist kein Zufall, dass viele Schlagworte sich auf einen Begriff zurückführen lassen: Digitalisierung. Die Digitalisierung von Arbeit und Alltag spielt in Wirtschaft und Gesellschaft heute eine wichtige Rolle.

Was bedeutet Digitalisierung?

Wenn Mitarbeiter:innen ihre Arbeitspläne heute mit einer Firmen-App auf ihrem Smartphone abrufen können oder Lohnzettel vor allem online verfügbar sind, ist das Teil der Digitalisierung. Auch die Zusammenarbeit im Homeoffice, wie sie in einigen Branchen längst üblich ist, ist Teil oder Folge des digitalen Wandels.

Digitalisierung beschreibt den Wandel von dicken Aktenordnern voller Papier auf digitale Speichermedien. Und Digitalisierung hat etwas damit zu tun, wo wir mit wem zusammenarbeiten.

Welche Arbeitsbereiche sind von der Digitalisierung betroffen?

Die Digitalisierung spielt für fast alle Branchen und Arbeitsbereiche eine Rolle. Navigationssysteme sind in allen fahrenden Berufen längst üblich, in jeder Behörde stehen heute Computer auf den Schreibtischen und im Handwerk werden für Aufträge digitale Auftragsmappen erstellt. Werbung und Marketing sind ohne digitale Lösungen heute kaum denkbar. Und selbst in der Medizin spielen Sprechstunden im Video-Chat heute schon eine große Rolle.

In vielen Firmen hat Digitalisierung etwas mit Software-Lösungen zu tun. Die Zeit, in der vom Großunternehmen bis zur Behörde alle mit Computern ausgestattet worden sind, liegt normalerweise und meistens schon hinter uns. Jetzt geht es darum, die passenden digitalen Lösungen in Form von Software bzw. Computerprogrammen zu finden, mit denen alle Beschäftigten am besten zusammenarbeiten können.

Was bedeutet die Digitalisierung für Mitarbeiter:innen?

Weil die Digitalisierung fast alle Arbeitsprozesse verändert, wirkt sie sich auf die meisten Beschäftigten aus. In einer Untersuchung der Initiative D21 e. V. hieß es zu Beginn der Pandemie, dass 39 Prozent aller Beschäftigten in der Digitalisierung grundsätzlich eine Chance sehen. Zur gleichen Zeit sind manche Mitarbeiter:innen in Betrieben, die auf digitale Prozesse umstellen, aber auch unsicher.

Sorgen von Mitarbeiter:innen

Veränderungen wirken auf einige Menschen erst einmal bedrohlich. Deshalb ist es kein Wunder, dass auch mit der Digitalisierung ein paar Sorgen verbunden sind. Die gängigsten Sorgen betreffen das eigene Wohlbefinden, die berufliche Sicherheit und eine grundsätzliche Skepsis zur Digitalisierung.

• Stress und Entgrenzung von Arbeit und Freizeit

• Arbeitslosigkeit durch Ersetzung bzw. Wegfall des Jobs

• Sorge um die eigenen Daten

Mit der Digitalisierung kommt in einigen Branchen auch die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice. Hier beklagen Beschäftigte teilweise, dass Vorgesetzte sie noch nach Feierabend zu erreichen versuchen. Doch Beschäftigte überschreiten die Grenze zum Teil auch selbst, weil sie Aufgaben unbedingt erledigen wollen oder auch ohne tatsächliche Anforderung glauben, sie müssten jederzeit erreichbar sein. Für viele Menschen ist auch die Sorge real, durch die Digitalisierung den Job zu verlieren. Während die eine Sorge darin besteht, dass weniger Arbeit anfällt, fürchten andere sogar, dass sie vollständig durch die Maschine ersetzt werden. Zuletzt fürchtet eine Gruppe von Mitarbeiter:innen darum, dass die eigenen Daten oder die technischen Möglichkeiten missbraucht werden, um sie zu überwachen oder ihnen anderweitig zu schaden.

Was sind die echten Herausforderungen in der Digitalisierung?

Die Sorgen von Mitarbeiter:innen sind teils berechtigt. Teilweise entstehen Sorgen aber auch dadurch, dass Umstellungen in einer Firma nicht gut geplant sind. Kleine Betriebe und besonders das Handwerk können dabei im Vorteil sein.

Im Handwerk ist es wichtiger als sonst wo, dass sich Veränderungen auch mit der praktischen Arbeit vor Ort vertragen. Und meistens erlaubt die Firmengröße auch noch eine gute Abstimmung über verschiedene Ebenen und Bereiche hinweg.

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehört es, die richtige Technik einzusetzen. Wer einfach nur das Büro mit neuen Computern ausstatten möchte, kann nicht all zu viel falsch machen. Trotzdem solltest du dabei nicht am falschen Ende sparen. Ein größeres Thema kann die Wahl der richtigen Software sein. Buchhaltungsprozesse lassen sich heute umfassend digitalisieren. Zur gleichen Zeit gibt es eine große Bandbreite an Programmen und du musst schauen, welche Lösung für deinen Betrieb die richtige ist.

Immer mehr Verbreitung finden auch digitale Lösungen für die praktische Arbeit auf der Baustelle. Hier haben sich in den vergangenen Jahren Software-Anbieter aufgemacht, durch passende Handwerkersoftware Arbeitsabläufe zu erleichtern. Du hast dabei die Wahl zwischen großen Rund-um-Paketen oder funktionaler Software, die sich genau an deinen Bedürfnissen orientiert.

Um herauszufinden, welche Lösung am besten zu deinem Betrieb passt, solltest du Erfahrungsberichte von anderen Firmen lesen. Vielleicht hast du auch direkten Kontakt zu anderen Betrieben und kannst dir die eine oder andere Erfahrung direkt abholen. Eine weitere Möglichkeit ist es, einen kostenlosen Test zu machen. Viele Software-Firmen bieten das an.

Welche Chancen und Vorteile hat die Digitalisierung?

Abhängig von der Position und dem Aufgabenfeld im Betrieb, hat die Digitalisierung von Arbeitsabläufen für alle Beschäftigten einige Vorteile. Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. Obwohl hier auch einige Herausforderungen lauern, schätzen doch viele Mitarbeiter:innen zumindest die Möglichkeit. Sei es, dass ein krankes Kind zu Hause betreut werden muss oder ein Termin mit einem Elektriker oder einer Malerin nur an einem bestimmten Tag möglich ist. Ein Vorteil für alle Mitarbeiter:innen ist die bessere Vernetzung. Durch unterschiedliche technische Lösungen ist es möglich, unnötige Anrufe zu reduzieren, Unterlagen zentral und von jedem Ort aus zugänglich zu machen und insgesamt besser zusammenzuarbeiten. Alles in allem kann die Digitalisierung zwar zu einer Arbeitsverdichtung führen, aber auch dazu, dass die vorhandene Arbeit entspannter und einfacher in der begrenzten Zeit erledigt werden kann.

Digitalisierung gemeinsam gestalten

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Digitalisierung ist es, möglichst alle Mitarbeiter:innen im Betrieb mitzunehmen. Wenn du zum Beispiel eine Handwerkersoftware einführen möchtest, hilft es immer, wenn du im Vorfeld Fragen und Bedürfnisse klären kannst. Ansonsten hast du am Ende eine Software, die dir zusagt, aber von Mitarbeiter:innen auf der Baustelle gar nicht oder nur widerwillig genutzt wird.

Um alle Mitarbeiter:innen mitzunehmen, ist es sinnvoll, gerade bei großen Veränderungen Schritt für Schritt vorzugehen.

1. Sprich geplante Änderungen in den betroffenen Abteilungen an.

   1. Begründe die geplanten Änderungen.

   2. Schildere, welche Lösungen du vor Augen hast.

   3. Hol dir Meinungen aus dem Team ein, ob jemand Ergänzungen hat, dir Hinweise geben oder sogar gute Argumente gegen bestimmte Änderungen vorbringen kann.

2. Geh auf die Suche nach der besten Lösung.

   1. Dabei kann es um Geräte wie Computer gehen oder um Smartphones, die für den Einsatz auf der Baustelle geeignet sind.

   2. Es kann z. B. auch um eine Handwerkersoftware gehen, mit der du deine Arbeitsabläufe digitalisierst.

3. Prüfe Erfahrungsberichte und mach einen kostenlosen Test.

   1. Software lässt sich fast immer testen.

   2. Viele Firmen bieten aber auch an, Geräte erst einmal auszuprobieren.

4. Sammle positive und negative Erfahrungen.

   1. Erfüllen die technischen Lösungen deine Anforderungen?

   2. Wie umfassend war die Einarbeitungszeit?

   3. Welche Probleme sind aufgetreten?

   4. Was sagen Mitarbeiter:innen?

5. Erstelle einen Ablaufplan für die breitere Einführung technischer Lösungen.

   1. Biete deinen Mitarbeiter:innen alles, was sie zur Einarbeitung brauchen.

   2. Prüfe, ob du eventuell eine Schulung durch externe Firmen brauchst.

   3. Bei großen Betrieben: Stell ggf. erstmal nur in einer Abteilung die Abläufe um.

   4. Sammle während einer Phase von 4 bis 12 Wochen aktiv Reaktionen und Erfahrungen ein.

   5. Nimm Anpassungen vor, bis alle gut in den veränderten Abläufen arbeiten können.

Gespräche im Betrieb führen

Neben der falschen Software-Lösung oder den falschen Geräten ist der größte Risikofaktor bei Veränderungen, dass zu wenig miteinander gesprochen wird. Klar: Es gibt Mitarbeiter:innen, die sich wirklich grundsätzlich gegen jede Veränderung wehren. Hab dafür Verständnis.

Aber versuche vor allem diejenigen zu hören, die konkrete Kritik äußern. So erfährst du, was für Wünsche du an den Software-Anbieter richten kannst, oder ob es einen Bedarf an Schulungen gibt.

Schulungsbedarf klären und umsetzen

Die Umstellung von einem Textverarbeitungsprogramm auf ein anderes ist oft mit nur geringem Aufwand verbunden. Immerhin ähneln sich bestimmte Lösungen auch. Wenn du aber eine komplett neue Geräte-Kategorie einsetzt - z. B. Tablets im Büro -, oder erstmals eine Buchhaltungssoftware, kann es sinnvoll sein, Schulungsangebote von den Software-Firmen wahrzunehmen. Deshalb kann es sinnvoll sein, bei der Auswahl von Software darauf zu achten, dass du nicht die eierlegende Wollmilchsau nimmst, sondern eine kompakte Software, die sich nahtlos in den Betrieb einfügt. Außerdem ist es nicht sinnvoll, für Funktionen zu zahlen, die du gar nicht nutzt.

Nicht zu viele Umstellungen auf einmal

Wie oben geschildert, ist es wichtig, schrittweise vorzugehen. Führst du neue Geräte ein? Dann konzentriere dich erstmal darauf. Sollen alle Handwerker:innen in deinem Betrieb zukünftig mit einer Handwerker-App auf ihrem Diensthandy arbeiten? Dann arbeite erst einmal daran, dass alle die App und ihre Funktionen verstehen und sie auch tatsächlich nutzen können. Zu viele Veränderungen können Einarbeitungsprozesse blockieren. Am Ende ist die Digitalisierung im Betrieb nirgendwo vorangekommen und du hast währenddessen auch noch Arbeitszeit und Geld verschwendet. Um das zu vermeiden, solltest du dir und deinen Mitarbeiter:innen immer ausreichend Zeit für jede Veränderung lassen.

Wann ist die Digitalisierung fertig?

Digitalisierung ist ein ständiger Prozess. Du musst bestimmt nicht jeder Sau nachrennen, die durchs Dorf getrieben wird. Wichtig ist aber, dass du dich informierst und schaust, was deinen Betrieb voranbringt und die Arbeit von allen Mitarbeiter:innen erleichtern kann. Gerade in Zeiten von vollen Auftragsbüchern einerseits und dem Fachkräftemangel andererseits ist es wichtig, Zeit und Arbeit miteinander in Einklang zu bringen. Über Künstliche Intelligenz musst du dir heute also vielleicht nicht so viele Gedanken machen, obwohl es sinnvoll ist, informiert zu bleiben. Die Einführung einer Handwerkersoftware kann sich für deinen Betrieb aber schon heute lohnen und sehr schnell rechnen, falls du nicht schon eine gute Lösung gefunden haben solltest. Viele Betriebe setzen immerhin schon darauf und sparen dadurch Papier und Zeit und gestalten ihre Arbeit erfolgreicher. Und genau das sollte die Digitalisierung für dich sein: Sie sollte deinen Erfolg unterstützen und die Arbeit einfacher machen.

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