08.04.2024
Nachkalkulation im Handwerk: Dieser Schritt gehört einfach dazu
Die Nachkalkulation im Handwerk gehört zum Standard der Finanzverwaltung in deinem Betrieb. Durch die Nachkalkulation erhältst du einen Überblick über die Kosten und Gestalt deiner Arbeitsprozesse. Auf diese Weise kannst du kurzfristig Fehler in der Kostenschätzung erkennen und mittelfristig deine Betriebsorganisation verbessern. Eine gelungene Nachkalkulation kann dazu führen, dass deine Marge größer ausfällt und du auf dem Markt konkurrenzfähigere Preise anbieten kannst. Mit der Königsdisziplin einer mitlaufenden Nachkalkulation kannst du sogar mitten im Arbeitsprozess Fehler vermeiden und zu einem Top-Ergebnis kommen. Obwohl die Nachkalkulation im Handwerk formal nur ein Werkzeug zur Kostenkontrolle ist, kann sie sich auf deinen Betrieb weit darüber hinaus auswirken.
Nachkalkulation im Handwerk näher erklärt
Die Nachkalkulation spielt vor allem in zwei Organisationsformen eine Rolle: Unternehmen mit Einzelfertigung und Betriebe der Auftragsfertigung. Dadurch spielt die Nachkalkulation für dich als Handwerker:in eine große Rolle. Die Nachkalkulation ist das Gegenstück zur Vorkalkulation. Von anderen Handwerker:innen wird diese auch Angebotskalkulation genannt, da es sich um die Vorannahme zu den anfallenden Kosten eines Projekts bzw. Auftrags handelt. Ein weiterer Begriff für die Nachkalkulation ist die Produktdatenanalyse. In jedem Fall geht es darum, die anfängliche Kostenaufstellung - also die erwarteten Kosten - mit den tatsächlichen Kosten - also den Ist-Kosten - zu vergleichen. Differenzen zwischen diesen beiden Werten erfordern Entscheidungen und gegebenenfalls auch konkrete Handlungen bis hin zu Umgestaltungen in den Betriebsabläufen.
Die Ziele der Nachkalkulation im Handwerk
Als Instrument der Kostenkontrolle zielt die Nachkalkulation im Handwerk auf unterschiedliche Ergebnisse.
Die Nachkalkulation dient vor allem der Prüfung der Arbeitsprozesse auf Wirtschaftlichkeit.
Dazu werden die tatsächlichen Kosten von bereits abgeschlossenen Aufträgen ermittelt und auf dieser Grundlage kontrolliert.
Auf diese Weise kannst du die Ergebnisse direkt mit deiner Vorkalkulation überprüfen.
Mit diesen Ergebnissen kannst du bei künftigen Vorkalkulationen besser korrekte Vorannahmen treffen.
Damit dient die Nachkalkulation immer auch der Prüfung deiner bestehenden Kalkulationsverfahren insgesamt.
Während die Vorkalkulation dazu dient, den Preis eines Produkts oder einer Dienstleistung festzustellen, kannst du mit einer funktionierenden Nachkalkulation somit nicht nur prüfen, ob du gegebenenfalls niedrigere und damit konkurrenzfähigere Preise anbieten kannst. Du siehst gleichzeitig, ob es möglich ist, deine Marge pro Auftrag zu vergrößern. Du erfährst schnell, wo es Ressourcenverschwendung und Verbesserungspotenziale gibt.
Nachkalkulation mit Ausblick
Als Handwerker:in musst du heute in der Lage sein, dich ständig weiterzuentwickeln. Das betrifft Arbeitsmethoden, Werkzeuge und die Verbesserung von Arbeitsprozessen in deinem Betrieb. Um nicht willkürlich herumzuprobieren, kannst du auf die Ergebnisse der Nachkalkulation zurückgreifen, indem du Kostenfresser erkennst und für genau diese Stellen bessere Verfahren, neue Geschäftspartnerschaften und andere Bezugsmöglichkeiten findest. Indem du detailliert prüfst, wo und warum Kostenabweichungen entstanden sind, kannst du als Handwerker:in unkonventionelle Lösungen und neue Techniken erkunden, um finanziellen Herausforderungen zu begegnen. Beispielsweise könnte die Analyse der Nachkalkulation die Einführung neuer, kostensparender Materialien oder die Investition in fortschrittliche Fertigungstechnologien rechtfertigen. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Anpassungsfähigkeit und Kreativität im Handwerk, wodurch dein Betrieb auf der Höhe der Zeit und zukunftsfähig bleibt.
Königsdisziplin Synchronkalkulation
Die so genannte Synchronkalkulation bzw. mitlaufende Nachkalkulation ist etwas für Profis: Statt hinterher die Vorannahmen aus der Vorkalkulation zu überprüfen, kannst du die Arbeitsprozesse auch währenddessen verfolgen. Was du dafür brauchst, ist eine umfassende und vor allem auch genaue Erfassung betrieblicher Daten. Dazu zählen Ausgaben für Material genau so wie die veranschlagte und tatsächliche Arbeitszeit von Mitarbeiter:innen. Gerade komplexe Projekte und Aufträge profitieren von einer mitlaufenden Nachkalkulation. Da es hier mehrere Arbeitsschritte gibt, kannst du nach jedem einzelnen Arbeitsgang prüfen, ob die Annahmen aus deiner Vorkalkulation stimmig sind. Das Ziel der ganzen Unternehmung besteht darin, schon während der Prozesse Fehler, aber auch Möglichkeiten zu erkennen.
Praktische Schritte zur Implementierung der Nachkalkulation
Die Implementierung eines effektiven Nachkalkulationsprozesses erfordert zunächst das Engagement des gesamten Teams. Von der genauen Erfassung der Arbeitszeiten bis hin zur sorgfältigen Buchführung aller Materialkosten – jedes Detail zählt. Wie in vielen anderen Fällen, können auch dabei moderne Softwarelösungen diesen Prozess erheblich vereinfachen, indem sie eine nahtlose Dokumentation und Analyse ermöglichen. Ideal ist die Kombination einer Handwerkersoftware mit einen passenden Buchhaltungsprogramm. Beides kann die Organisation in deinem Betrieb verbessern und hilft dir, anhand konkreter Zahlen und Werte deine Arbeitsprozesse auszuwerten.
Die Nachkalkulation - ein Beispiel
Um die Funktionsweise und den Nutzen der Nachkalkulation im Handwerk besser zu verstehen, schauen wir uns einmal ein sehr vereinfachtes Beispiel an. Schon damit lässt sich deutlich zeigen, wie die Nachkalkulation durchgeführt wird und welche Einsichten sie bieten kann.
Szenario: Renovierung eines Kundenbadezimmers
Ein Handwerksbetrieb erhält den Auftrag, ein Badezimmer zu renovieren. Die Vorkalkulation, basierend auf Erfahrungswerten und aktuellen Preislisten, sieht wie folgt aus:
Materialkosten: 5.000 Euro
Arbeitskosten (inkl. Löhne): 3.000 Euro
Sonstige Kosten (Anfahrt, Versicherung, etc.): 500 Euro
Gesamtkosten (Vorkalkulation): 8.500 Euro
Der Betrieb gibt ein Angebot von 10.000 Euro ab, um einen Gewinn zu erwirtschaften und eventuelle Unvorhergesehenheiten abzudecken.
Durchführung des Projekts und tatsächliche Kosten
Nach Abschluss des Projekts werden die tatsächlichen Kosten ermittelt:
Materialkosten: 5.500 Euro (Überschreitung aufgrund steigender Materialpreise)
Arbeitskosten: 2.800 Euro (Einsparung durch effiziente Arbeitsweise)
Sonstige Kosten: 600 Euro (leichte Überschreitung durch zusätzliche Anfahrten)
Gesamtkosten (Nachkalkulation): 8.900 Euro
Analyse und Erkenntnisse
Die Nachkalkulation zeigt, dass die Gesamtkosten des Projekts 8.900 Euro betrugen, was 400 Euro mehr ist als ursprünglich kalkuliert. Die Gründe für die Kostenabweichungen werden wie folgt analysiert:
Materialkosten: Die Überschreitung der Materialkosten um 500 Euro deutet darauf hin, dass die Preissteigerungen der Materialien nicht ausreichend in der Vorkalkulation berücksichtigt wurden. Für zukünftige Projekte muss der Betrieb die Aktualität seiner Preislisten überprüfen und mögliche Preisschwankungen besser einplanen.
Arbeitskosten: Die Einsparung von 200 Euro bei den Arbeitskosten ist ein positives Ergebnis und spiegelt eine effiziente Arbeitsweise wider. Es könnte wertvoll sein, die angewandten Praktiken zu analysieren und für zukünftige Projekte beizubehalten oder sogar zu optimieren.
Sonstige Kosten: Die geringfügige Überschreitung der sonstigen Kosten um 100 Euro durch zusätzliche Anfahrten könnte darauf hinweisen, dass Logistik und Einsatzplanung verbessert werden könnten, um solche Überschreitungen in Zukunft zu vermeiden.
Mögliche Schlussfolgerungen
Die Nachkalkulation liefert wertvolle Erkenntnisse, die deinem Betrieb helfen, seine Kalkulationsgenauigkeit zu verbessern und seine Betriebsabläufe effizienter zu gestalten. Basierend auf den Ergebnissen der Nachkalkulation kannst du Maßnahmen ergreifen, um die Kostenkontrolle zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
Für zukünftige Projekte könnte dein Betrieb beispielsweise entscheiden, seine Preislisten regelmäßiger zu aktualisieren, seine Arbeitsmethoden zu standardisieren und die Einsatzplanung zu optimieren, um Überschreitungen der sonstigen Kosten zu minimieren.
Fazit: Der Weg für einen erfolgreichen Handwerksbetrieb
Die Nachkalkulation im Handwerk erweist sich als unverzichtbares Instrument für eine effiziente Finanzverwaltung und Betriebsorganisation. Durch den Abgleich der tatsächlichen mit den vorausgekalkulierten Kosten bietet sie Handwerksbetrieben nicht nur die Möglichkeit, ihre Preisgestaltung und Margen zu optimieren, sondern auch ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich zu verbessern. Dieses Werkzeug ermöglicht eine tiefergehende Einsicht in die Wirtschaftlichkeit einzelner Projekte und legt offen, wo Ressourcen effizienter eingesetzt oder Einsparungen realisiert werden können. Darüber hinaus kann die Nachkalkulation aufzeigen, wo Anpassungen in der Betriebsorganisation oder im Einkaufsverhalten notwendig sind, um die Konkurrenzfähigkeit des Betriebs zu steigern und dessen Profitabilität langfristig zu sichern.
Die Implementierung einer mitlaufenden Nachkalkulation ermöglicht es Handwerksbetrieben, bereits während der Durchführung von Projekten Korrekturen vorzunehmen und so die Effizienz und Kosteneffektivität signifikant zu verbessern. Dieses proaktive Management der Projektfinanzen fördert nicht nur eine transparente Kostenkontrolle, sondern unterstützt auch die Entscheidungsfindung bei der Optimierung von Arbeitsprozessen und der Einführung neuer Technologien oder Materialien. Durch die Nutzung moderner Softwarelösungen kann der Nachkalkulationsprozess weiter vereinfacht und präzisiert werden, was Handwerksbetrieben hilft, sich an die dynamischen Anforderungen des Marktes anzupassen und ihre Wettbewerbsposition zu stärken.
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