Digitalisierung von Dokumenten - effizient und rechtssicher

Kategorie: Recht / Digitalisierung / Dokumentation

Zu unserer Kampagne zum Tag des Handwerks am 21. September 2024 stellen wir euch diesen Beitrag aus unserer entsprechenden Reihe vor. Wir möchten Handwerker/innen mit hilfreichen Informationen unterstützen und sowohl die Herausforderungen als auch die Erfolge im Handwerk beleuchten. Zusätzlich haben wir einige aufregende Aktionen geplant, um diesen besonderen Tag noch interessanter zu gestalten.

Während in anderen Ländern schon ganze Behördengänge vollständig digital erfolgen, findet in Deutschland nach wie vor vieles auf Papier statt. Das hat viele Gründe. Oft fehlt es allerdings nur an Wissen und dem richtigen Anstoß.

Was versteht man unter der Digitalisierung von Dokumenten?

Die Digitalisierung von Dokumenten betrifft bereits vorhandene analoge, physische Dokumente. Dazu zählen zum Beispiel abgeheftete Rechnungen, Stundenzettel und Produktübersichten. Digitalisierung bezeichnet dabei die Erstellung einer digitalen Kopie auf einem Computer.

Warum solltest du Dokumente digitalisieren?

Sicher: Je nach Menge der Zettel, Papiere und Aktenordner ist mit der Digitalisierung von Dokumenten ein hoher Aufwand verbunden. Deshalb ist es wichtig, sich die Vorteile vor Augen zu führen.

Platz sparen

Papierdokumente nehmen enorm viel Raum ein. Ob in Schubladen oder Aktenschränken: Gerade die Aufbewahrungspflicht für manche Dokumente macht es schwer, gegen den wachsenden Platzbedarf anzukommen. Außerdem kannst du den Raum auch besser nutzen: In wachsenden Betrieben zum Beispiel für mehr Schreibtische im Büro.

Einfacher Zugriff

Digitale Dokumente erlauben es dir, ganz einfach den Zugang zu Dokumenten zu regeln. Das gilt in mehrfacher Hinsicht. Zum einen können nur Mitarbeiter/innen im Büro auf Unterlagen zugreifen, wenn diese bloß in Aktenordnern im Schrank zugänglich sind. Digitalisierte Dokumente können von überall aus zugänglich gemacht werden. Zum anderen kann bei einem offenen Aktenschrank theoretisch jede/r alle Unterlagen einsehen. Das ist aber vielleicht nicht gewünscht. Deshalb hast du bei digitalen Dokumenten die Möglichkeit, Rollen zu erteilen, wer welche Dokumente lesen darf.

Bessere Arbeitsabläufe

Wo befindet sich denn jetzt schon wieder die Akte für den Auftrag Müller? Und wo stand noch mal der nachträglich eingetragene Wunsch bei seinem Auftrag? Solche Fragen erfordern bei Papierdokumenten oft langes Herumfragen und Suchen. Sind alle Dokumente digital abgelegt, kannst du sie immer einsehen - auch dann, wenn jemand anderes darauf zugreift. Und durch eine integrierte Volltextsuche kannst du ganz einfach wichtige Stellen wiederfinden. Dokumententenmanagement-Software bietet diese Möglichkeit in der Regel an.

Transparente Arbeitsabläufe

Ein großer Vorteil digitaler Dokumente sind auch die transparenten Arbeitsabläufe. Richtig konfiguriert, lässt sich für jedes Dokument genau nachvollziehen, wann es erstellt, gelöscht oder genutzt worden ist. So werden Änderungsverläufe klar und ermöglichen eine bessere Abstimmung zwischen Mitarbeiter/innen und Abteilungen.

Kosten sparen

Mittel- und langfristig sparst du durch die Digitalisierung von Dokumenten viel Geld in deinem Betrieb. Die Arbeitsabläufe sind gestrafft, mehrere Mitarbeiter/innen können an Dokumenten arbeiten und du sparst die Ausgaben für das Papiermaterial.

Betriebliche Risiken reduzieren

Viele Betriebe steigen lange nicht auf digitale Dokumente um. Oft ist da die Angst vor Datenverlust. In Wirklichkeit sind die Daten und Unterlagen unter den richtigen Bedingungen digital sogar besser geschützt. Dafür lässt du einfach regelmäßig und dauerhaft Backups gegen den Datenverlust erstellen. Diese Daten haben außerdem den Vorteil, dass sie dauerhaft im selben Zustand vorliegen. Verblasstes Papier? Schäden durch Brand? Richtig aufgesetzt hast du immer irgendwo eine Sicherheitskopie.

Welche Dokumente darf man digitalisieren?

Viele zögern bei der Digitalisierung von Dokumenten deshalb, weil sie unsicher sind, welche Unterlagen überhaupt digitalisiert werden dürfen. Oft ist das allerdings gar nicht die Frage: Wichtiger ist, ob eine digitale Kopie ausreicht oder ein analoges Original vorgehalten werden muss.

Meistens kannst du Unterlagen digitalisieren, sodass sie auch im virtuellen Zustand gültig bleiben. Die folgende Liste gibt dir einen Eindruck, welche Dokumente das betrifft.

• Rechnungen

• Lieferbelege

• Bankunterlagen

• Gehaltsunterlagen

• Verträge

• Kommunikation

Welche Dokumente darf man nicht digitalisieren?

Die Frage, ob man problemlos alle Dokumente digitalisieren kann, ist nicht unbegründet. In einigen Fällen solltest du nämlich ein analoges, physisches Exemplar vorhalten. Zumindest ist bei diesen Beispielen die Rechtslage unklar. Welche Unterlagen das betrifft, findest du beispielhaft in der folgenden Liste.

• Handelsbücher

• Inventarlisten

• Notarverträge

• Urkunden

• im Original unterschriebene Unterlagen

Wie kann ich rechtssicher Dokumente digitalisieren?

Es ist eine schlechte Idee, sich einfach mit einem Scanner und einem Computer hinzusetzen und Zettel für Zettel zu übertragen. Das führt oft zu ungeordneten Dateien in unterschiedlicher Qualität. Häufig passt dann auch der Dateiname nicht und muss nachträglich angepasst werden. Darüber hinaus bist du dann auch rechtlich gesehen nicht auf der sicheren Seite. Hierfür gelten nämlich die GoBD. Das sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Nach der GoBD gibt es sechs Kriterien, die du bei der Digitalisierung von Dokumenten in deinem Betrieb unbedingt beachten solltest.

Ordnung

Die Ordnung der digitalen Kopien muss auch für Außenstehende logisch nachvollziehbar sein. Wie beim klassischen Aktenschrank müssen auch digitale Unterlagen im Zuge einer Betriebsprüfung zugänglich sein. Wichtig ist, dass eine Abfrage der Dokumente per Volltextsuche möglich ist.

Erfassung

Mittelfristig solltest du einen vollständigen Erfassungsprozess etablieren. Nicht mehr als zehn Tage sollten vergehen, bis ein neues Dokument digitalisiert worden ist. Die erfassten Dokumente müssen nach dem Scanvorgang ausreichend lesbar sein. Außerdem sollen die Dokumente eine sinnvolle und nachvollziehbare Indexierung, also letztlich Benennung aufweisen.

Fälschungssicherheit

Möchtest du Dokumente nach der GoBD digitalisieren, ist es in einigen Fällen zwingend notwendig, dass diese nachträglich nicht mehr verändert werden können, sofern eine Aufbewahrungspflicht vorliegt. Falls Änderungen notwendig sind, sind diese separat vom Original mit eigener Kennung zu speichern.

Wahrheitsgemäße Daten

Du musst sicherstellen, dass alle Belege und Unterlagen unverändert und wahrheitsgetreu erfasst werden. Die digitale Kopie muss dem Original insoweit vollständig gleichen.

Vollständigkeit

Die Belege müssen darüber hinaus vollständig sein. Sollten bestimmte Unterlagen in einem Zusammenhang stehen, sind diese zwingend zusammen zu erfassen und digital zu speichern. Außerdem ist es wichtig, Originale und eventuelle Kopien eindeutig zu kennzeichnen.

Nachvollziehbarkeit

Zuletzt musst du die Umsetzung der GoBD genauestens dokumentieren. Der Prozess und die entsprechenden Kriterien müssen auch für Außenstehende nachvollziehbar sein.

Herausforderungen bei der Dokumenten-Digitalisierung

Die Digitalisierung von Dokumenten ist kein Hexenwerk. Trotzdem halten sich viele Handwerksbetriebe noch zurück. Warum ist das so?

In manchen Fällen sind es technische Herausforderungen. Die Integration in die bisherige Technik scheint kompliziert. Auch ist oft unklar, ob die entsprechende Software kompatibel mit bestehenden Lösungen und Betriebssystemen ist. Meistens ist das allerdings kein Problem.

Ein weiteres Thema ist das Geld. Viele Betriebe scheuen die Investition in Datenmanagement-Software-Lösungen. Kurzfristig mag das verständlich sein, langfristig sind die Einsparungen durch schlanke Prozesse und mehr Transparenz allerdings meistens größer.

Spätestens seit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Betriebe auch unsicher, was überhaupt erlaubt ist. Immerhin enthalten viele Dokumente sensible und personenbezogene Daten.

Einfacher Einstieg in die Digitalisierung im Handwerk

Eine der größten Herausforderungen ist allerdings die fehlende Bereitschaft zur Veränderung. Manchmal aus Prinzip, oft allerdings aus Sorge davor, es nicht gut genug umsetzen zu können. Hier gibt es sicherlich auch Barrieren im Kopf, die sofort mit dem ersten Schritt verschwinden würden. Aber wo soll man mit der Digitalisierung anfangen?

Vielleicht wirkt die Digitalisierung von hunderten Dokumenten oder mehr auch einfach zu mächtig. Für einen Einstieg eignet sich deshalb oft die Digitalisierung anderer Betriebsbereiche. Mit einer Handwerkersoftware wie der Craftboxx kannst du über deine Auftragsplanung einen einfachen Einstieg ins moderne Handwerk finden. Die Software fokussiert sich auf die nötigen Funktionen und erfordert nur eine geringe Investition. Ein Test verschafft dir eine Ahnung, wie du eine digitale Einsatzplanung in deinem Betrieb umsetzen kannst.

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