Digitalisierung im Handwerk – Chancen, Herausforderungen und Best Practices

Kategorien: Digitalisierung / Betriebsführung

Für den Tag des Handwerks am 21. September 2024 liegt unser Fokus in unserem Blog verstärkt auf Ideen und Handlungsempfehlungen fürs moderne Handwerk. Der folgende Beitrag gehört in eine Reihe von nützlichen Beiträgen zu Themen wie Dokumentation, Marketing, Personal, Finanzen, Recht und Co..

Das Handwerk spielt nach wie vor eine starke Rolle. Als massive Säule des Mittelstandes ist Wohlstand nicht ohne Handwerk denkbar. Hier kamen immer schon Tradition und Veränderung zusammen. Am Ende zählt, was funktioniert.

So sind über 80 Prozent aller Handwerksbetriebe aufgeschlossen dafür, digitale Technologien zu nutzen. Das zeigt eine gemeinsame Studie des Branchenverbandes Bitkom und des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH) aus dem Jahr 2022. Drei Viertel aller Befragten (77 Prozent) sieht durch die Digitalisierung konkrete Chancen für den eigenen Betrieb. Und schon jetzt erklären 30 Prozent, dass sie durch die Digitalisierung neue Produkte und Dienstleistungen anbieten.

Laut Digitalisierungsindex Mittelstand von 2020/2021 sind außerdem diejenigen Unternehmen und Betriebe am besten durch die Corona-Pandemie gekommen, die bereits im Vorfeld zu den digital führenden Betrieben zählten. Das hat ihnen erlaubt, kurzfristig auf veränderte Umstände zu reagieren.

Was bedeutet Digitalisierung im Handwerk eigentlich?

Doch was bedeutet Digitalisierung im Handwerk eigentlich? Manche fassen alles Mögliche darunter zusammen. Meistens geht es um die Digitalisierung von Prozessen.

Statt Stift und Papier: digitale Auftragsplanung

Genutzt wird, was funktioniert und Mehrwert verspricht. Deshalb setzen immer mehr Betriebe auf die digitale Planung von Aufträgen. Von der digitalen Plantafel bis zur Zeiterfassung können Betriebe ihre Prozesse vereinfachen und gleichzeitig besser machen. Wie läuft die Auftragsvergabe? Wie sieht die Einsatzplanung im Betrieb aus? Das sind bestimmende Fragen in Handwerksbetrieben, wenn es um das Thema Digitalisierung geht.

Digitale Helfer für den persönlichen Austausch

Bei größeren Handwerksunternehmen spielen im Vergleich zu früher häufiger digitale Konferenzen eine Rolle. Der Anteil der internen Nutzung ist von 5 Prozent im Jahr 2020 auf 29 Prozent in 2022 gestiegen. In der externen Nutzung mit Geschäftspartner/innen und Kunden ist sogar ein Anstieg von 11 auf 42 Prozent erfolgt.

Früher bedeuteten 'kurze Wege' intern im Handwerksbetrieb, mal eben durch die Werkstatt zu rufen oder einen Zettel an die Kaffeemaschine zu pinnen. Heute? Da schickt man einfach eine WhatsApp-Nachricht – schneller, zuverlässiger und ohne Kaffeesatzflecken. Die allermeisten nutzen WhatsApp und Co. heute für den internen Austausch, fast zwei Drittel aber auch für den externen Kontakt. Und eigentlich alle Betriebe setzen weiterhin auf die gute alte E-Mail – das digitale Äquivalent zum altbewährten 'Zettel im Fach', nur eben ohne das Risiko, dass der Zettel plötzlich zum Flugzeug gefaltet wird.

Der eigene Online-Auftritt

Früher war das Schaufenster das Aushängeschild eines Betriebs, heute ist es die Website. Der Unterschied? Während ein Schaufenster nur das Interesse der Passanten wecken konnte, erreicht Ihre Website mögliche Kunden überall und jederzeit.

Vielleicht geben auch deshalb laut Bitkom und ZDH 97 Prozent aller Betriebe an, über eine eigene Internetseite zu verfügen. Der Einsatz von Social Media nimmt in den vergangenen Jahren ebenfalls stark zu. Abhängig von der Betriebsgröße nutzen bereits 29 bis 57 Prozent aller Betriebe irgendeinen Social-Media-Kanal.

Auch Einträge in Online-Verzeichnisse sind weit verbreitet. Immerhin gut ein Fünftel lässt die eigene Arbeit - oft wahrscheinlich verbunden mit guten Wünschen - online bewerten. Ähnlich viele nutzen Angebotsplattformen wie MyHammer. Werbeanzeigen im Internet sind für viele Betriebe eine weitere Möglichkeit der Kundenakquise geworden.

Digitalisierung im Handwerk - der Status Quo

Während laut Bitkom und ZDH mehr als zwei Drittel (68 Prozent) aller Betriebe angeben, bereits digitale Technologien zu nutzen, kann das im Detail also unterschiedliche Bedeutungen haben.

Wie steht es um die Digitalisierung im deutschen Handwerk?

Laut Digitalisierungsindex Mittelstand erhielt die Baubranche 52 von 100 möglichen Punkten. Das Handwerk steht mit 57 von 100 Punkten besser da. Dabei sticht vor allem das Handwerk für den gewerblichen Bedarf heraus. Darunter Industrien wie der Metallbau, die Feinwerkmechanik und der Elektromaschinenbau.

Mit digitalen Lösungen den Krisen trotzen

Generell befindet sich der Digitalisierungsgrad im Handwerk im Aufwind. Die Vorteile überwiegen: In der Baubranche bestätigen 79 Prozent der digital führenden Betriebe eine höhere Widerstandsfähigkeit innerhalb der Pandemie. Die Zufriedenheitswerte in den Bereichen Auftragsabwicklung, Umsatz, Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen und Neukundengewinnung liegen jeweils doppelt so hoch wie im Branchendurchschnitt.

Für die Baubranche erklärten 46 Prozent, sie hätten Produkte und Dienstleistungen in der Pandemie kurzfristig angepasst (Handwerk: 49 Prozent). Immerhin 37 Prozent haben betriebsrelevante Prozesse digitalisiert. Generell konnten 95 Prozent der digital führenden Betriebe schnell und flexibel reagieren (Handwerk: 83 Prozent). Unter den Handwerksbetrieben teilten 40 Prozent der Betriebe mit, dass sie aufgrund vorheriger Digitalisierung besser durch die Krise gekommen seien.

Digitalisierung im Handwerk konkret

Welche Beispiele finden sich im Handwerk und angrenzenden Branchen, wenn es um die konkrete Nutzung digitaler Technologien geht? Vom Messenger-Einsatz bis zur Integration von Künstlicher Intelligenz ist alles dabei. Allerdings gibt es hierbei Unterschiede.

Software-Lösungen im Handwerk

Ganze 45 Prozent setzen auf Cloud Computing. Meistens handelt es sich dabei um Branchensoftware, die auf einfache Weise Prozesse erleichtert. Dazu zählt eine Buchhaltungssoftware wie lexware oder sevdesk. Mehr und mehr Betriebe nutzen auch Handwerkersoftware wie die Craftboxx.

Besonders bei der Zeiterfassung setzen Firmen auf digitale Werkzeuge. In der Baubranche haben vor wenigen Jahren schon 31 Prozent aller Betriebe ihre Zeit digital erfasst. Darüber hinaus hatten zu der Zeit weitere 19 Prozent einen Einsatz geplant. Dabei nutzen 52 Prozent professionelle Tools zur Zeiterfassung, 34 Prozent nutzen Apps und 47 Prozent nutzen Terminals in ihren Firmen. Im Handwerk für gewerbliche Bedarfe haben bereits zur Zeit der Erhebung mehr als die Hälfte (53 Prozent) aller Betriebe eine elektronische Zeiterfassung genutzt. Darüber hinaus hatten 18 Prozent die zeitnahe Einführung geplant.

Technische Lösungen im Handwerk

Weniger verbreitet sind mit 15 Prozent aller Betriebe Trackingsysteme - vor allem in der Logistik. Ähnlich viele setzen auf die automatisierte Erkennung bzw. Erinnerung, dass die nächste Wartung von Geräten und Fahrzeugen ansteht. Einige Betriebe setzen sogar schon auf 3-D-Technologien oder Drohnen. Roboter sind mit 6 Prozent nur selten im Einsatz und künstliche Intelligenz spielt praktisch noch keine große Rolle. Allerdings nutzen immer mehr Betriebe Chatsysteme wie ChatGPT oder planen den Einsatz in der nahen Zukunft.

Welche Vorteile hat die Digitalisierung im Handwerk?

Nutzen, was funktioniert und Mehrwert verspricht: Befragte Betriebe nennen zu einem großen Teil immer wieder dieselben Vorteile von digitalen Hilfsmitteln. Besonders häufig genannt: Für 83 Prozent aller Betriebe ist die Zeitersparnis durch digitale Werkzeuge der größte Vorteil überhaupt. Gut drei Viertel (73 Prozent) aller Betriebe kann die eigene Arbeit durch solche Tools flexibler steuern.

Im Bereich Logistik bewerten fast 80 Prozent der Betriebe die optimierte Lagerung als Vorteil. 60 Prozent machen außerdem die Erfahrung, dass Digitalisierung auch zur körperlichen Entlastung beiträgt. Bezüglich Website und Social Media sowie Werbeanzeigen und Online-Plattformen erklären 71 Prozent außerdem, dass der Einsatz die Sichtbarkeit beim Kunden erhöht.

Unter anderem durch eine digitale Zeiterfassung konnten laut Digitalisierungsindex in der Baubranche 90 Prozent der digitalisierten Betriebe ihre Kosten senken. Dazu registrierten 96 Prozent eine höhere Termintreue und eigene Terminausfälle konnten um 19 Prozent gesenkt werden durch den Einsatz von Zeiterfassung und Terminplanung.

Welche Herausforderungen sehen Betriebe in der Digitalisierung?

Obwohl mit der Digitalisierung im Handwerk Herausforderungen kommen, sehen nur 8 Prozent der Betriebe diese Entwicklung als ein Risiko. Allerdings nehmen viele Firmen Hindernisse wahr, die eine Umsetzung erschweren.

“Die Digitalisierung der Einsatzplanung ist zu teuer.”

Ganze 71 Prozent aller Betriebe sehen hohe Investitionskosten als eine Hürde. Ein Blick auf den Markt verrät tatsächlich ein breites Spektrum an Preisen. Von einstelligen Summen monatlich ist die Skala nach oben theoretisch offen. Wenn zur selben Zeit 81 Prozent bemängeln, dass viele digitale Anwendungen überdimensioniert seien, zeigt das viel Einsparpotenzial. Spezialisierte Branchensoftware wie digitale Auftragsplaner oder digitale Terminplaner gibt es zu einem günstigeren Preis. Auch der Einstieg in die Zeiterfassung ist für wenig Geld zu haben. Lösungen wie **Craftboxx** bieten diese Funktionen im Verbund mit weiteren Kernfunktionen an.

Durch die Konzentration auf zentrale Aufgaben von Handwerksbetrieben können die Investitionskosten geringer gehalten werden als bei komplizierten Multifunktionslösungen. Immerhin erklären auch fast 50 Prozent, dass der Markt insgesamt zu unübersichtlich sei.

“Förderungen sind schwer zugänglich.”

Wem der Einsatz digitaler Technologien zu teuer ist, kann sich die Modernisierung des eigenen Betriebs staatlich fördern lassen. Daraus ergeben sich zum Teil hohe Summen. Allerdings kritisierten 97 Prozent aller Handwerker/innen die meisten Förderprogramme als zu bürokratisch. Auch fast 90 Prozent sind der Meinung, dass die Förderungen am Bedarf vorbeigehen. Doch immerhin 26 Prozent nennen Fördermittel als wesentlichen Bestandteil ihrer Digitalisierung. Bleibt die Aufgabe für den Gesetzgeber, hier an der einen oder anderen Stelle noch einmal gehörig nachzusteuern.

“Ist der Einsatz digitaler Lösungen im Handwerk sicher?”

Fast zwei Drittel der Befragten zählen Sicherheitsbedenken zu den großen Hürden. Dazu gehören Themen wie Datenschutz (62 Prozent) und Datenhoheit (59 Prozent) wie auch allgemeine Sorgen um die IT-Sicherheit. Immerhin besitzt diese für 67 Prozent der Betriebe einen sehr hohen Stellenwert.

Bei Firmen in Deutschland ist die Sorge zum Teil unberechtigt. Achte darauf, einen Anbieter zu wählen, dessen Server in Deutschland oder innerhalb der Europäischen Union stehen. Hier gilt ein besonders hoher Datenschutzstandard. Außerdem halten alle Beteiligten bei Abschluss eines Vertrages die Bedingungen der Datennutzung fest. Hier kannst du, falls nötig, nachhaken und siehst gleichzeitig transparent, in welcher Form deine Daten gespeichert und genutzt werden.

Obwohl viele Betriebe also noch Hindernisse bei der Digitalisierung in Deutschland sehen (64 Prozent), bereitet ihnen diese Herausforderung weniger Sorgen als die Energiepreise (68 Prozent) oder der Fachkräftemangel (77 Prozent).

Digitales Handwerk - wann kommst du?

Die Digitalisierung im Handwerk ist ein entscheidender Schritt für die Zukunftsfähigkeit von Handwerksbetrieben. Über 80 Prozent der Handwerksunternehmen in Deutschland stehen digitalen Technologien aufgeschlossen gegenüber und erkennen deren Potenzial. Rund 77 Prozent sehen in der Digitalisierung eine konkrete Chance für ihren Betrieb, und bereits 30 Prozent bieten dadurch neue Produkte und Dienstleistungen an.

Die Vorteile sind klar: Zeitersparnis, Flexibilität und gesteigerte Effizienz. Diese Entwicklungen haben besonders während der Corona-Pandemie gezeigt, dass digital führende Betriebe besser in der Lage sind, auf unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren. Trotz einiger Hindernisse wie der Sorge vor hohen Investitionskosten und Bedenken hinsichtlich der IT-Sicherheit bietet die Digitalisierung enorme Chancen für Handwerksbetriebe, ihre Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Es ist daher empfehlenswert, die Modernisierung im eigenen Betrieb aktiv voranzutreiben. Durch die gezielte Integration digitaler Lösungen können Handwerker/innen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch den wachsenden Erwartungen ihrer Kunden gerecht werden.

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