7 Tipps um den Baufortschritt zu dokumentieren

Bei jedem Bauvorhaben solltest du darauf achten, den Baufortschritt genau zu dokumentieren. Eine solide Baudokumentation hat mehrere Vorteile.

• Die Dokumentation kann als Beweismittel helfen, rechtliche Auseinandersetzungen zu bewältigen.

• Eine regelmäßige Dokumentation hilft außerdem dabei, die Qualität der Arbeit sicherzustellen.

• Die Dokumentation macht einzelne Ergebnisse nachvollziehbar und erlaubt, die Kosten zu kontrollieren.

• Nicht zuletzt dient die Dokumentation der Abschlusspräsentation und schafft auf diese Weise Transparenz für alle Beteiligten.

Weil es so wichtig ist, jeden Baufortschritt zu dokumentieren, haben wir dir in diesem Beitrag 7 Tipps für eine optimale Dokumentation auf der Baustelle zusammengetragen.

Tipp 1: Bereite die Dokumentation gut vor

Stelle zu Beginn eines Bauprojekts alle wichtigen Unterlagen zusammen. Dazu zählen die Baupläne, abgeschlossene Verträge und ggf. vorhandene Protokolle. Halte unbedingt von Anfang an schriftlich fest, welche Personen für welche Aufgaben verantwortlich sind. Erstelle jetzt eine Übersicht der wichtigsten oder sogar aller Phasen.

Zentrale Bau-Phasen sind:

• Baugenehmigung

• Baubeginn

• Fertigstellung des Rohbaus

• Bezugsfertigkeit

• Übergabe

• Fertigstellung

• Bauabnahme

Bestimme auch schon in der Vorbereitung die Dokumentationsmethoden und die Tools, die du nutzen möchtest, um deinen Baufortschritt zu dokumentieren. Digitale Lösungen wie Craftboxx können dir dabei oft viel Arbeit abnehmen.

Tipp 2: Ziele auf vollständige Informationen

Wenn du den Baufortschritt dokumentierst, können alle möglichen Informationen wichtig sein. Deshalb solltest du ein tägliches Bautagebuch führen, in dem du die wichtigsten Ereignisse und Situationen genauso festhältst wie die ausgeführten Arbeiten.

Nutze außerdem sowohl Fotos als auch Videos um vollständig zu dokumentieren, was dein Team in den einzelnen Bauphasen erledigt hat. Erfasse dabei auch die Anwesenheit bzw. die Abwesenheit von Personal. Trage dir außerdem ein, welche Ausrüstung du benutzt und welches Material du verbraucht hast.

Zur vollständigen Dokumentation des Baufortschritts gehören auch Infos zu besonderen Ereignissen: Unerwartete Unterbrechungen, extreme Wetterereignisse oder Lieferverzögerungen und Unfälle können sich auf die Planung auswirken. So lassen sich Abweichungen vom Bauplan später besser nachvollziehen.

Tipp 3: Finde einen guten Umgang mit Mängeln

Unabhängig davon, wann Mängel innerhalb des Baufortschritts auftreten: Du solltest alle Mängel direkt und umfassend dokumentieren. Lege außerdem frühzeitig Verantwortlichkeiten fest. So steht direkt fest, wer sich um die Beseitigung von Mängeln kümmern muss. Achte anschließend in der Dokumentation darauf, auch den Fortschritt in der Mängelbehebung zu dokumentieren.

Tipp 4: Sorge für eine optimale Kommunikation

Viele Bauprojekte leiden an mangelhafter Kommunikation. Ob es zu Missverständnissen kommt oder wichtige Informationen fehlen: Der richtige Austausch zwischen allen Beteiligten ist zentral. Achte dabei vor allem auf eine regelmäßige Berichterstattung. Wichtige Ergebnisse im Baufortschritt zu protokollieren, hilft auch im Nachhinein den Überblick zu bewahren. Diese sollten verständlich geschrieben sein und auch für die nachvollziehbar, die nicht dabei gewesen sind.

Tipp 5: Achte auf deinen Umgang mit wichtigen Dokumenten

Sammle alle wichtigen Unterlagen, die dazu dienen, den Baufortschritt zu dokumentieren: Pläne, Berichte, Fotos sowie Zertifikate, die in der Bauplanung eine Rolle spielen können. Sorge dafür, dass alle wichtigen Dokumente für alle Personen zugänglich sind, die darauf zugreifen müssen. Bei einer analogen wie einer digitalen Ablage hilft es, wenn du auf eine übersichtliche Ablagestruktur achtest. Stelle dabei sicher, dass die Dokumente, falls nötig, vor unerlaubten Änderungen geschützt sind.

Tipp 6: Sorge für einen sehr guten Abschlussbericht

Die Dokumentation des Baufortschritts ist von praktischer Bedeutung: Im Anschluss können Fragen aufkommen oder es ergeben sich Mängel. Je besser die Dokumentation ist, desto leichter fällt dir die Nachbereitung eines Bauvorhabens.

Stelle dafür alle finalen Dokumente und Ergebnisse zusammen. Erstelle anhand dessen den abschließenden Bericht mit allen wichtigen Informationen und dem aktuellen Sachstand. Nach Abschluss ist eine angemessene Archivierung der Unterlagen wichtig: Der Gesetzgeber veranschlagt hierfür sechs bis zehn Jahre. Dies geht aus § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie § 147 der Abgabenordnung (AO) hervor.

Tipp 7: Nimm eine angemessene Auswertung vor

Indem du den Baufortschritt dokumentierst, schaffst du die Grundlage dafür, deine Arbeitsprozesse kritisch zu hinterfragen und zu verbessern. Außerdem zeigt die Erfahrung, dass auch die Dokumentation des Baufortschritts selbst sich verbessern lässt. Nimm deshalb eine professionelle Evaluation nach jedem Bau vor. So stellst du sicher, dass du auch in Zukunft Qualität lieferst.