2 Nov 2023
Ist die digitale Unterschrift im Handwerk rechtssicher?
Immer wieder erreicht uns die Frage: Sind digitale Unterschriften eigentlich rechtssicher? Kurze Antwort: Ja. Lange Antwort: Meistens ja, aber es kommt ein bisschen darauf an.
Woher kommt der Zweifel bei digitalen Unterschriften?
Die meisten von uns werden bei der Annahme von Paketen schon einmal ohne Stift und Papier unterschrieben haben. Bei der Post und anderen Dienstleistern arbeitet das Personal normalerweise mit einer Art Tablet. Obwohl wir also regelmäßig digital unterschreiben, herrscht im Handwerk doch oft Unsicherheit.
Kein Wunder: Beim eigenen Betrieb ist es uns besonders wichtig, dass alles rechtssicher ist. Fehler können bares Geld kosten. Doch glücklicherweise sind elektronische Unterschriften heute in vielen Bereichen üblich. Im Handwerk zeigst du dich durch den Einsatz von elektronischen Signaturen gegenüber deiner Kundschaft zudem als gut organisierter und moderner Betrieb.
Die Unsicherheit kommt wahrscheinlich auch daher, dass digitale Daten oft einfach kopiert und bearbeitet werden können. Wenn das passiert, ohne dass man es erkennt, kann das ja nicht sicher sein, oder? Tatsächlich lassen sich die meisten Risiken umgehen; oft ist eine digitale Unterschrift heute eine ähnlich gute oder sogar bessere Variante.
Was ist eine digitale Unterschrift?
Erstmal räumen wir mit der Begriffsverwirrung etwas auf: Mal ist die Rede von digitaler Signatur oder digitaler Unterschrift. Wann anders heißt es elektronische Unterschrift bzw. Signatur. Digitale Signatur bezeichnet eigentlich das Ergebnis bestimmter Verfahren in der Informatik.
Im rechtlichen Sprachgebrauch gilt elektronische Signatur als richtige Bezeichnung. Außerhalb der Rechtssprache wirst du trotzdem immer wieder auf beide Begriffe treffen.
Eine elektronische Unterschrift ist eine, die du mithilfe eines elektronischen Gerätes umsetzt. Das können Eingabegeräte wie bei der Post sein. Mittlerweile ist es an sehr vielen Stellen möglich, auf einem Tablet bzw. einem Smartphone zu unterschreiben. Und selbst mit einer Maus auf dem Computer kannst du eine elektronische Unterschrift abgeben. Jedenfalls hast du am Ende eine Art digitales Bild deiner Unterschrift.
Ist eine elektronische Unterschrift auch gültig?
Elektronische Unterschriften sind seit Jahren verbreitet und rechtlich geregelt: Zentral für den Einsatz solcher Verfahren ist ein Dokument auf europäischer Ebene mit dem etwas sperrigen Namen Verordnung (EU) Nr. 910/2014.
Die sprechende Bezeichnung lautet eIDAS-Verordnung - elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen. Die Verordnung gilt seit 2016 und beinhaltet Regelungen unter anderem für die folgenden Bereiche:
die elektronische Identifizierung von Personen
elektronische Signaturen bzw. Unterschriften
elektronische Zeitstempel
Dienste für elektronisch versandte Einschreiben
Zertifikate zur Authentifizierung bei Webseiten
Elektronische Unterschriften sind rechtssicher, wenn sie die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie handschriftliche Unterschriften erfüllen. Dabei lassen sich drei wichtige Sicherheitsmerkmale benennen.
Authentizität: Jede elektronische Unterschrift muss einer unterzeichnenden Person eindeutig zugeordnet werden können.
Integrität: Das Dokument darf danach nicht verändert worden sein, muss also fälschungssicher sein.
Vertraulichkeit: Die Daten der Unterschrift müssen geschützt und gleichzeitig eindeutig mit ihr verknüpft sein.
Achtung: Die eIDAS-Verordnung gilt europaweit. Ausgenommen davon ist die Schweiz. Obwohl das dortige Bundesgesetz ZertES weitgehend an der eIDAS-Verordnung angelehnt ist, solltest du im Einzelfall genau prüfen, welche Regelungen auf dem Schweizer Markt gelten.
Doch auch innerhalb der Verordnung gibt es unterschiedliche Varianten von elektronischen Signaturen. Obwohl die Unterscheidung in vielen Fällen nicht von Bedeutung ist, solltest du sie kennen.
Welche rechtssicheren digitalen Unterschriften gibt es?
Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen, die die eIDAS-Verordnung beschreibt.
EES - die einfache elektronische Signatur
FES - fortgeschrittene elektronische Signatur
QES - qualifizierte elektronische Signatur
Einfache elektronische Signatur - einfach und schnell
Digitalisierung soll einfach sein. Mit der einfachen elektronischen Signatur handelt es sich um ein digitales Abbild einer Unterschrift. Diese kannst du in irgendeiner Form in ein Dokument einfügen. Eine konkrete Identifizierung, also eine Prüfung, ob die Unterschrift wirklich von der richtigen Person stammt, ist hier nicht vorgesehen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur - einfach und beweisstark
Sicherer als die EES ist die fortgeschrittene elektronische Signatur. Dafür ist eine Überprüfung der unterzeichnenden Person nötig. Das kann zum Beispiel durch einen Pass gemacht werden. Bei einigen Verfahren erfassen Computerprogramme sogar Daten wie die Schreibgeschwindigkeit oder Pausen beim Schreiben, um die Unterschrift eindeutig zuzuordnen. Viele Dokumente lassen sich auf diese Weise rechtssicher unterschreiben.
Qualifizierte elektronische Signatur - aufwendiger und sicherer
Die höchsten Sicherheitsstandards bietet die qualifizierte elektronische Unterschrift. Bei dieser Variante reicht es nicht, die Identität festzustellen. Es muss auch eine spezielle Zertifizierung geben. Die leistet ein so genanntes Trust Center. Außerdem brauchst du dafür eine Signaturerstellungseinheit. Das kann eine Hardware oder eine Software sein. Solche Unterschriften sind allerdings nur in besonderen Fällen nötig - zum Beispiel bei Bürgschaften oder Lebensversicherungen auf das Leben von anderen.
So einfach ist der Umstieg auf digitale Unterschriften
Elektronische Unterschriften sind im Handwerk zunehmend verbreitet und rechtlich anerkannt, wobei die eIDAS-Verordnung verschiedene Arten elektronischer Signaturen (EES, FES, QES) regelt, die Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit gewährleisten. Digitale Unterschriften bieten Handwerksbetrieben Effizienz und Professionalität in Form einer digitalen Abnahme.
