Meisterhafte Angebote im Handwerk schreiben

Dass du ein gutes Angebot vorlegst, ist im Sinne des Kunden. Aber es hat auch für dich viele Vorteile, wenn deine Angebote sauber vorbereitet und gut umgesetzt sind. Anhand der Vorbereitung lässt sich dein nächster Auftrag besser planen. Du vermeidest Nachfragen und Diskussionen. Und durch eine wohlüberlegte Planung verhinderst du unnötige Umsatzverluste.

Außerdem gehört ein gutes Angebot im Handwerk auch zur Außendarstellung deines Betriebs. Es soll deinen nächsten Kunden von dir überzeugen. Doch selbst wenn es einmal nicht mit der Auftragsannahme klappen sollte - den ersten guten Eindruck vergisst der Kunde nicht. Gut möglich, dass er mit einer anderen Anfrage gern wieder auf dich zukommt oder dich jemandem empfiehlt.

Das Angebot nach dem Erstkontakt schreiben

Ein Angebot im Handwerk zu erstellen, beginnt beim Erstkontakt mit dem Kunden und den folgenden Fragen:

• Worin besteht der Auftrag?

• Was sind die Bedingungen des Kunden, die auf jeden Fall zu erfüllen sind?

• Was sind zusätzliche Wünsche des Kunden?

• Gibt es eine persönliche Note?

Worin besteht der Auftrag?

Bevor du ein Angebot schreibst, musst du erst einmal klären, was der Kunde eigentlich möchte. Sollst du einen neuen Holzfußboden verlegen oder neue Leitungen? Vielleicht geht es um die Installation einer Wallbox, um den Einbau einer Wärmepumpe oder um das Streichen von Wänden. Klar steht diese Frage am Anfang, weil du nur die Aufträge übernehmen kannst, für die du auch Leistungen anbietest.

Was sind die Bedingungen des Kunden?

Wenn du ein Angebot schreibst, musst du die wichtigsten Vorstellungen des Kunden kennen lernen. Immerhin wird dein Arbeitsergebnis daran gemessen. Außerdem gibt es hier oft besonders konkrete Vorstellungen, was dir hilft, den Auftrag umzusetzen. Das deutet auch auf den Wunsch nach Qualität hin - bezüglich Arbeit und Material. Wenn du die Wünsche deines Kunden ernst nimmst, sparst du dir viele unnötige Diskussionen.

Was sind zusätzliche Wünsche des Kunden?

Dann gibt es noch Wünsche, die der Kunde gern umgesetzt hätte, aber nicht unter allen Bedingungen. Vielleicht hat er bestimmte Design-Vorstellungen, die sich nur bei deutlich erhöhten Kosten umsetzen ließen. Oder er hat sich online inspirieren lassen und möchte etwas für sein Haus übernehmen, was er dort gesehen hat.

In diesem Bereich kannst du einerseits Pluspunkte sammeln, hast andererseits aber auch weniger Risiko, weil der Fokus des Kunden ein anderer ist. Das bietet dir eine gute Möglichkeit, wenn du das Angebot schreibst: Biete unterschiedliche Optionen innerhalb der Angebotserstellung. So könnten Badezimmerfliesen in der einen Farbe zum Basistarif erhältlich sein, während es eine andere Farbe nur gegen Aufpreis gibt.

In diesem Zusammenhang kannst du dich mit dem Kunden auch über eine Formulierung im Angebot abstimmen, nach der unvorhergesehener Aufwand mit einer festgesetzten Euro-Summe pro Stunde vergütet wird.

Damit schützt du dich, wenn beispielsweise Stromleitungen anders verlaufen als ursprünglich bekannt gewesen ist und du dadurch Mehraufwand hast. Zugleich schafft das Transparenz für den Kunden für Aufgaben, die über das miteinander abgestimmte Ausmaß hinausgehen.

Gibt es eine persönliche Note?

Hat der Kunde im persönlichen Gespräch mehrfach davon erzählt, wie lang er sich schon ein Carport wünscht? Oder hat er von der Fußbodenheizung des früheren Nachbarn geschwärmt? An solchen Stellen erkennst du, dass es nicht einfach um einen Auftrag geht. Hier wird es persönlich.

Das merkst du auch immer dann, wenn Menschen ins Haus ihrer Eltern oder Großeltern ziehen und dort erste Renovierungen planen. Ein einfühlsames Auftreten und die Bereitschaft, besondere Wünsche zu beachten, runden das Angebot am Ende ab.

Ein Angebot schreiben - was sind die Pflichtangaben?

Willst du als Handwerker/in ein Angebot schreiben, gibt es einige Pflichtangaben. Beachte, dass es sich bei einem Angebot um einen Geschäftsbrief im Sinne des § 125 des Handelsgesetzbuches (HGB) handelt.

Zu den erforderlichen Angaben zählen:

• Rechtsform

• Gesellschaftssitz

• Registergericht

Um konkret die Verantwortlichen zu benennen und auch einen sauberen Schriftverkehr sicherzustellen sollten die folgenden Angaben ebenfalls Teil eines Angebots sein:

• Name von Auftraggeber und Auftragnehmer

• Handelsregisternummer

• Umsatzsteueridentifikationsnummer

Und um den Rahmen des Angebots abzustecken, solltest du unbedingt an die folgenden Punkte denken:

• Datum der Angebotserstellung

• Gültigkeitsdauer bzw. Frist des Angebots

• Ausführungszeitraum

• Kennzahlen zum Materialgebrauch

• Details zur anfallenden Arbeitsleistung

• Materialkosten

• Lohnkosten

• Zahlungsbedingungen

Wenn du das Angebot noch mit deiner Unterschrift versiehst, hast du ein formal sauberes Angebot geschrieben.

Zwei Ergänzungen: Weil die Angaben in einem Angebot verbindlich sind, ist es sinnvoll, das Angebot zu befristen. Bei vielen Handwerksbetrieben sind ein bis zwei Monate Gültigkeit gängig. Und weil Angebote offizielle Rechtsdokumente darstellen, müssen diese nach § 238 (HGB) sowie § 147 der Abgabenordnung (AO) sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Angebot im Handwerk schreiben: rechtliche Stolperfallen

Angebote sind offizielle Dokumente zwischen dir und dem Kunden. Hast du ein Angebot geschrieben, ist dies erst einmal für dich verbindlich. Der Kunde ist frei darin, es anzunehmen oder - in dieser Form - abzulehnen.

Du hast dann die Möglichkeit, ihm ein anderes Angebot zu schreiben. so lange ein Kunde noch keinen Vertrag mit dir unterschrieben hat, der auf diesem Angebot fußt, kannst du es auch noch zurückziehen bzw. ändern. Doch sobald ein Kunde dein Angebot angenommen hat, musst du dich an die Angaben darin halten.

Deshalb ist es wichtig, Materialmengen sowie Lohnkosten und Materialkosten ausreichend zu berechnen, um nicht hinterher einen Verlust einzufahren.

Solltest du dir bei einem Posten unsicher sein oder diesen noch nicht beziffern können - kein großes Problem. Durch so genannte Freizeichnungsklauseln kannst du mit unsicheren Informationen umgehen. Es handelt sich um Formulierungen, die ein Angebot einschränken oder aufheben können.

Dazu zählen z. B.:

• Preis vorbehalten

• Preisänderungen vorbehalten

• freibleibend

• ohne Gewähr

• unverbindlich

• so lange der Vorrat reicht

Ein Angebot sollte inhaltlich und emotional überzeugen

Wir haben nun viel über die harten Fakten bei der Angebotserstellung gesprochen. Wenn du ein Angebot schreibst, kommt es schließlich darauf an, dass beide Seiten möglichst transparent über die Bedingungen informiert sind. Das sichert Vertrauen und verhindert Diskussionen im Nachgang.

Doch harte Fakten allein verkaufen nicht. Oft entscheiden viele Menschen nicht nur mit dem Kopf, sondern auch mit dem Bauch. Dort musst du deine Kunden erreichen. Das kannst du schon machen, indem du die Aufzählung der Leistungen und die Kostenzusammenstellung nicht einfach für sich stehen lässt, sondern einbettest in ein Anschreiben.

Dazu gehören zum Beispiel die folgenden Punkte:

• persönliche Anrede mit Vorname und Nachname

• Bezugnahme auf ein vorheriges Gespräch

• freundliche Verabschiedung am Ende mit persönlichem Namen

Außerdem enden viele Angebote im Handwerk mit der folgenden klassischen Abschlussformel:

• Wir würden uns sehr über die Annahme unseres Angebots freuen.

Falls du bisher auf eine ähnliche Formulierung zurückgegriffen hast, probiere doch mal etwas Neues aus. Nimm dabei Bezug auf den Kunden und seine Bedürfnisse. Ziele auf das Gefühl, für das du bei ihm am Ende sorgen möchtest. Es kommt darauf an, was genau du für den Kunden machst.

Ein paar Beispiele machen bestimmt deutlich, worum es geht.

• »Freuen Sie sich auf die ersten Schritte über Ihren beheizten Badezimmerfußboden.«

• »Sparen Sie sich die Fahrt zur Tankstelle, sobald Ihre neue Wallbox hängt.«

• »Freuen Sie sich auf ein smartes Zuhause, das Ihnen jeden Wunsch im Alltag erfüllt.«

Wie du wahrscheinlich selbst merkst, lösen diese Sätze echtes Kopfkino aus und wecken Lust darauf, das Angebot anzunehmen. Und um da noch mal einen draufzusetzen, rundest du deine Angebotserstellung mit der passenden Form ab.

Statt eines bloßen Anschreibens übergibst du oder schickst du per Post eine ganze Angebotsmappe. Da legst du dein Angebot rein und ergänzt es am besten noch mit einem allgemeinen Anschreiben.

Durch Qualitätssiegel oder Bewertungen auf dem ersten Blatt in der Mappe weckst du Vertrauen. Zusätzlich kannst du Referenzbilder beilegen, die von ähnlichen Aufträgen stammen. So erlaubst du dem Kunden, sich das Ergebnis so konkret wie möglich vorzustellen.

Besonders einfach machst du es dem Kunden, wenn das Angebot schon in zweifacher Ausfertigung mit einem vorfrankierten Umschlag in der Mappe liegt.

Übrigens: Weise möglichst die Lohnkosten auf dem Angebot aus - und weise den Kunden darauf hin, dass ein Teil der Lohnkosten steuerlich abzugsfähig ist. Für diesen Hinweis ist er dir sicher dankbar.

Angebot angenommen - wie geht’s weiter?

Puh - das war schon eine kleine Wanderung, die du gemacht hast. Vom Erstgespräch mit dem Kunden und seinen Bedürfnissen über deine Angebotserstellung inklusive Kalkulation und Materialrecherche bis hin zum unterschriebenen Angebot. Jetzt geht es also los. Der Auftrag steht und will gut geplant sein.

Wie sieht es bei dir aus - planst du noch analog auf Papier? Was beim Kunden für die persönliche Note noch gut funktioniert, kann einen Handwerksbetrieb irgendwann ganz schön belasten. Druckkosten und Kosten für Papier, Aktenschränke voller Aktenordner, durch die du ewig blättern musst, wenn du irgendeine wichtige Information brauchst.

Manche sagen:

»Das haben wir schon immer so gemacht.«

Du kannst heute allerdings viel Material, Zeit und Geld sparen, indem du Arbeitsabläufe innerhalb deiner Einsatzplanung digital erledigst. Die Zeiterfassung ist das beste Beispiel. Hierfür noch Stundenzettel auf Papier zu führen, ist nicht nötig. Eine Handwerkersoftware wie Craftboxx ist heute meistens die bessere Wahl.

Mehr Erfolg durch gut geschriebene Angebote

Ein überzeugendes Angebot im Handwerk ist entscheidend für den Erfolg. Ein gut geschriebenes Angebot ist vollständig, klar strukturiert und hebt sich vom Wettbewerb ab. Dabei spielen die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden und rechtliche Anforderungen eine zentrale Rolle. Ein professionell erstelltes Angebot trägt zur Außendarstellung des Betriebs bei und kann auch bei Nicht-Auftragserteilung einen positiven Eindruck hinterlassen.